¿Se debe indicar el número de control de la factura en el libro especial del IVA?

Uno de los temas que de forma recurrente se consulta en muchos de los foros que integran personas involucradas con la gestión de cumplimiento de deberes formales tributarios es sobre si deben poner el número de control de la factura en el registro de tales documentos en los libros especiales del IVA.

Este tema parece revivir en mayor medida, cuando llega a manos del departamento de registro de la empresa una factura emitida por una máquina fiscal carente de número de control. 

En estos casos se plantea un falso dilema que transciende únicamente por la falta de conocimiento específico de la norma tributaria. Lo que hace que sobre la respuesta a esta interrogante se creen mitos, desinformación y prácticas inadecuadas.

El Reglamento de la Ley de IVA establece los requisitos que deben atender los contribuyentes ordinarios para la elaboración de los libros especiales de compras y de ventas. 

Los contribuyentes formales deben llevar relaciones de compras y de vetas con características particulares prevista en una normativa específica dictada por el SENIAT. 

Los que no son contribuyentes del IVA, no están obligados a llevar ni estos libros especiales, ni las relaciones, que son exclusivos para quienes sí califican como sujetos al tributo, con la excepción de los llamados contribuyentes ocasionales que como los no sujetos tampoco deben levar estos. 

Los ocasionales solo califican como tales cuando sin ser contribuyentes del IVA de otro tipo, realizan importaciones para el consumo propio. 

Pero este artículo no trata sobre los Tipos de Contribuyentes y de No Contribuyentes, que es el título de un artículo que publicamos en el Blog que ya han consultado más de 250.000 personas.

¿Quiénes deben llevar libros especiales de compra y ventas? 

Debemos comenzar por responder esta primera interrogante. 

Son los contribuyentes ordinarios del IVA, aquellos que realizan hechos imponibles gravados por el tributo, los que están obligados a llevar un libro de ventas y otro de compras.

¿Qué datos de la factura  y otros documentos fiscales deben anotarse en el libro de compras del IVA? 

Los datos de la factura que deben estar registrados en el libro de Compras del IVA se indican en el artículos 75 del Reglamento General de la ley de IVA.

Los datos son los siguientes: 

(1)  La fecha y el número de la factura, nota de débito o de crédito por la compra nacional o extranjera de bienes y recepción de servicios. 

(2) El nombre y apellido del vendedor o de quien prestó el servicio, en los casos en que sea persona natural. La denominación o razón social del vendedor o prestador del servicio, en los casos de personas jurídicas, sociedades de hecho o irregulares, comunidades, consorcios y demás entidades económicas o jurídicas, públicas o privadas.

(3) Número de inscripción en el Registro de Información Fiscal del vendedor o de quien preste el servicio, cuando corresponda. 

(4) El valor total de las compras nacionales de bienes y recepción de servicios discriminando las gravadas, exentas, exoneradas o no sujetas al impuesto o sin derecho a crédito fiscal, registrando además el monto del crédito fiscal en los casos de operaciones gravadas

¿Qué datos de la factura  y otros documentos fiscales deben anotarse en el libro de ventas del IVA? 

Los datos de la factura que deben estar registrados en el libro de Ventas del IVA se indican en el artículos 76 y 77 del Reglamento General de la ley de IVA.

Los requisitos de registro en el libro de ventas cuando se emiten documentos fiscales mediante formatos o formas libres son los siguientes: 

(1)  La fecha y el número de la factura, comprobantes y otros documentos equivalentes, notas de débito o de crédito y de la guía o declaración de exportación.

(2) El nombre y apellido del comprador de los bienes o receptor del servicio, cuando se trate de una persona natural. La denominación o razón social si se trata de personas jurídicas, sociedades de hecho o irregulares, comunidades, consorcios y otros entes económicos o jurídicos, públicos o privados.

(3) Número de inscripción en el Registro de Información Fiscal o Registro de Contribuyentes del comprador de los bienes o receptor del servicio.

Sobre este requisito es necesario acotar que la PA SNAT/2011/0071 del año 2011 dictada por el SENIAT establece los requisitos que deben contener las facturas, notas de crédito y débito así como las guías de despacho u órdenes de entrega,  y estipula que cuando se trate de formatos o formas libres, dichos documentos deben indicar el número de Registro Único de Información Fiscal (RIF) del adquirente del bien o receptor del servicio. 

Y que podrá prescindirse del RIF, cuando se trate de personas naturales que no requieran la factura a efectos tributarios, en cuyo caso deberá expresarse, como mínimo, el número de cédula de identidad o pasaporte, del adquirente o receptor. 

(4) El valor total de las ventas, o prestaciones de servicios discriminando las gravadas, exentas, exoneradas o no sujetas al impuesto, registrando además el monto del débito fiscal en los casos de operaciones gravadas.

(5) En el caso de exportación, el valor FOB del total de las operaciones.

Cuando se emiten facturas a través de máquinas fiscales, estas se registran conforme lo prevé el Parágrafo Segundo del Artículo 77 del Reglamento de la Ley de IVA. En cuyo caso no se registran los datos de las facturas emitidas, sino del resumen diario de operaciones. 

¿El número de control es un requisito que se exige en el registro de documentos en los libros especiales del IVA? 

No es un requisito para el registro en Libros de IVA.

El número de control no es un dato que se exija en las anotaciones de facturas en los libros especiales del IVA. La norma no lo prevé.

Es sin embargo, un requisito que debe contener la factura cuando se emite en formatos o formas libres, pero no se establece en la normativa que rige las características de los libros especiales de Vetas o de Compras, que dicho número deba anotarse en ellos. 

¿Es legal transar en Divisas en Venezuela?

¿Puede la Administración exigir que en los libros de compras o de ventas estén anotados el número de control de los documentos fiscales? 

Las actuaciones de la Administración Tributaria deben sujetarse en sus actuaciones a las disposiciones contenidas en la Ley y normas sublegales que se dicten en su desarrollo. 

En el caso de deberes formales, no puede la Administración exigir un requisito que no esté previsto de forma expresa en la norma jurídica. 

¿Por qué en muchos modelos de libros de compras y de ventas se muestra el número de control? 

Las razones de estas anotaciones no tienen fundamento en la norma que rige los deberes formales del IVA, sino que posiblemente atiendan a normas de control interno del propio contribuyente, o quizás en el desconocimiento de la norma jurídica tributaria que no le exige cumplir dicho requisito. 

¿Por si acaso? 

"Por si acaso" no es una justificación para asumir erróneamente como obligación algo que no está ni por aproximación establecido en la norma jurídica. 

¿Entonces es un error registrar en los libros especiales del IVA el número de control de las facturas y otros documentos? 

No necesariamente es un error. Pero sí un exceso a la norma Reglamentaria que no exige dicha anotación. 

En ese sentido, si el libro muestra el número de control de la factura, ello no constituye un ilícito, sino una manifestación de voluntad del contribuyente de ir más allá de lo que prevé la norma reglamentaria del IVA, que no se exige, pero no está prohibido. 

Así como nadie podrá ser sancionada por no registrar el número de control, tampoco podría ser objeto de ello por hacerlo. Ya que en todo caso ese exceso no afecta el control fiscal y requisitos contenidos en el libro por mandato del reglamento de la Ley de IVA.

¿Qué ocurre si algunas facturas muestran en el libro del IVA el número de control y otras no? 

Siendo que no es un requisito formal el registro del número de control, si el contribuyente por la razón que fuere registra algunas facturas con la indicación de ese dato, y en otras no, es absolutamente irrelevante a efectos fiscales. 

No es un incumplimiento dejar de registrar el número de control en el libro especial del IVA, no lo es registrarlo, y tampoco registrarlo en algunas facturas y en otras no. 

La consistencia o inconsistencia en el registro del número de control, no es relevante a efectos del IVA en lo que refiere al registro de documentos en el libro de ventas o de compras. 

Si se recibe una factura emitida por máquina fiscal, la cual no tienen número de control, 

¿Cómo se registran estas en el libro de compras? ¿Qué debe indicarse en la columna del número de control? 

Como ya se indicó antes, la factura de compra se registra anotando los requisitos que establece el Reglamento General de la Ley de IVA  en su artículo 75. Donde el número de control no es un requisito. 

Si por preferencia o desconocimiento del contribuyente, según sea el caso, el libro de compras tiene una columna para anotar los números de control de las facturas registradas, en el caso de facturas emitidas por máquinas fiscales, estas simplemente no deberían mostrarán un dato inexistente en ellas.  

Ese espacio de esa columna si fuere e caso que el contribuyente hace uso de la misma, puede quedar en blanco, o puede tener cualquier información, que en todo caso no constituye un requisito formal que deba cumplir el contribuyente ordinario del IVA. 

Y entonces, ¿Anoto o no el número de control en los libros especiales del IVA?

Si nos remitimos a la norma legal, no es obligación anotar el número de control en el libro del IVA de compras, ni en el ventas. 

Como asesor tributario, de asumir ese rol, creo que nos corresponde ser objetivos en casos donde no hay ninguna posibilidad de interpretación diferente de la norma jurídica.

Una de las labores del asesor es evaluar riesgos y cuantificar contingencias, y debe cuidar de no especular y también de no exceder la norma. 

Soy de la opinión de que no hacer lo que dispone la norma es una mala práctica, pero también lo sería obligar a un cliente a hacer lo que la norma no le exige hacer. 

En el caso que evaluamos, la decisión no debe estar inspirada en el "por si acaso" sino en el "porque la norma lo exige" o en todo caso en el "porque quise o tuve mis razones particulares de otra naturaleza distinta a la tributaria". Pero no es correcto culpar o atribuir a la norma tributaria lo que en ella no está contemplado.

Algunos clientes nos han planteado la preferencia por registrar el número de control de las facturas como un medio de control interno o por el simple hecho de que el sistema ya fue diseñado para reflejar ese dato en los mismos. Es al final una decisión del cliente. Mi labor es informar, explicar y advertir lo que está en la norma y la forma correcta de cumplir las obligaciones tributarias. 

Pero esos clientes tuvieron de nuestra parte una valoración objetiva de las exigencias de la norma, y sobre la base de información confiable y fidedigna, tomaron su decisión. 

¿Entonces no es un problema recibir y registrar en el libro de compras una factura de una máquina fiscal sin número de control?

No, no es un problema recibirla, ya que las facturas emitidas por máquinas fiscales no tienen número de control. Y en todo caso, ese requisito tampoco se exige para ninguna factura en el libro de compras o de ventas. 

¿Es importante para el registro contable o administrativo el número de control de la factura?

Ello no está regulado por la norma jurídico tributaria. 

Pero si el contribuyente receptor de estos documentos es un agente de retención del IVA, es importante tener en cuenta que ese dato se exige al momento de emitir el comprobante de retención, cuando en efecto se trata de una factura emitida en formato o forma libre. 

De allí que el contribuyente que usa un sistema administrativo o contable para emitir los comprobantes de retención, deberá tener ese dato contenido en la tabla electrónica que supla la información para la emisión física o digital del respectivo comprobante de retención del IVA. 

¿Y el número de control en los comprobantes de retención del IVA?

Ese es un tema que tratamos en otro artículo del Blog el cual se puede consultar en este ESTE LINK

¿Cómo combatir los mitos tributarios?

Una opción es consultar el trabajo que desarrollan quienes evidencian experiencia y conocimientos sobre estas materias. Pero siempre haciendo la validación con el estudio constante, la debida  actualización profesional y la consulta de la norma jurídica que da sustento a la obligación tributaria. 

Ya claro está, también resulta válido preguntar cuando sea necesario a tu asesor tributario.

Camilo London

Somos un equipo de profesionales prestos a conocer tus requerimientos de asesoría/consultoría en nuestras áreas de especialidad Tributaria, Contable y Gerencial. 

Para contacto con nuestro talento profesional puedes hacerlo a través de nuestro correo electrónico gerenciaytributos.asesoria@gmail.com o haz clic en este ESTE LINK para contactar a nuestro centro de atención al cliente por vía WhatsApp