¿Dónde, cómo y qué entregar en la fiscalización de tributos?

Se ha convertido ya en una mala costumbre que en muchas verificaciones y fiscalizaciones de tributos, tanto de entes nacionales como municipales, se exija al contribuyente suministrar copias físicas y electrónicas de una ingente cantidad de información relativa a su contabilidad y soportes, llegando incluso a requerir que sean llevados los soportes físicos a la sede de la respectiva oficina de la Administración Tributaria.

Parte del problema parece ser la confusión de algunos funcionarios, del alcance y significado de la obligación que tiene el contribuyente de EXHIBIR documentación, que no es lo mismo que “fotocopiar” dicha información para ser entregada al fiscal actuante. 

El problema en estos casos transciende de lo meramente semántico y trasmuta a una grave afectación del derecho de los ciudadanos de no atender un requerimiento que no tenga amparo en la norma jurídica, Derecho que se encuentra expresamente previsto en la Ley Orgánica de la Administración Pública del Estado (LOAP).

Exhibir, es mostrar o presentar para su observación. No incluye este deber del ciudadano de fotocopiar documentos exhibidos para ser entregados a la Administración. 

Detrás de la pretensión de algunos funcionarios de requerir copias físicas y electrónicas de la contabilidad y sus soportes, subyace la idea de que con ello pueden desarrollar el proceso de fiscalización exclusivamente en la sede de la Administración Tributaria, lo cual es también un exceso, como lo veremos más adelante. 

¿Dónde se realizan las fiscalizaciones?

Establece el artículo 139 del COT vigente que: 

Las facultades de fiscalización podrán desarrollarse indistintamente:

1. En las oficinas de la Administración Tributaria.

2. En el lugar donde el contribuyente o responsable tenga su domicilio fiscal, o en el de su representante que al efecto hubiere designado.

3. Donde se realicen total o parcialmente las actividades gravadas.

4. Donde exista alguna prueba, al menos parcial, del hecho imponible.

Conforme lo indicado en el primer numeral del artículo antes reproducido, pudiese pensarse que la norma orgánica faculta a la Administración a escoger a su solo arbitrio el lugar donde realizar la labor de fiscalización. Y claro está, partiendo de esta creencia, si el deseo del fiscal fuese hacer el trabajo en sede de la Administración, le bastaría para ello con requerir al contribuyente copia de los soportes contables, libros, declaraciones, facturas, estados de cuenta bancarios, nóminas y cualquier otro registro o documento; o bien que los traslade hasta la sede del este fiscalizador. 

Pero realizar una lectura aislada del artículo 139 del COT es un error. Ya que con ello se obvia que el contribuyente, no está obligado a trasladar la contabilidad y sus soportes a la sede de la Administración, ni mucho menos fotocopiar esos soportes. Porque conforme lo prevé el COT en su artículo 155, su obligación de colaboración en el proceso de fiscalización se limita a EXHIBIR la contabilidad y sus soportes, así como de explicar cuanto le sea requerido por la fiscalización respecto a dichos soportes. Esto deberá hacerse, en donde se tenga obligación de tener dichos soportes.

El elemento esencial del razonamiento que exponemos tiene anclaje en el deber del contribuyente de mantener en su domicilio los libros contables, y de mantener en forma ordenada los soportes que le dan amparo a los registros y anotaciones en dichos libros. Ese deber está expresamente señalado en el mismo artículo 155 del COT. 

Si tanto los libros contables y especiales, así como toda la documentación contable comercial que de forma integrada conforma la contabilidad del contribuyente, debe permanecer en el domicilio fiscal del contribuyente, como lo dispone el COT de forma expresa. Entonces, es lógico concluir que la fiscalización debe realizarse en el lugar donde estén dichos soportes, que es el domicilio del administrado que tiene allí en ese preciso lugar, la obligación de EXHIBIR esa documentación.

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Y claro está que la auditoría fiscal puede realizarse en la sede de la Administración Tributaria, pero solo cuando allí esté la información relevante para el procedimiento de investigación. Incluso podría ser esta información, la de los libros contables y sus soportes, pero en ese caso solo en los supuestos previstos en el artículo 138 del COT que establece que los funcionarios encargados de la fiscalización podrán retener la contabilidad o los medios que la contengan por un plazo no mayor de treinta (30) días continuos, SOLO en los siguientes casos:

1. El contribuyente o responsable, sus representantes o quienes se encuentren en el lugar donde se practique la fiscalización, se nieguen a permitir la fiscalización o el acceso a los lugares donde ésta deba realizarse, así como se nieguen a mantener a su disposición la contabilidad, correspondencia o contenido de cajas de seguridad u obstaculicen en cualquier forma la fiscalización.

2. No se hubieren registrado contablemente las operaciones efectuadas por uno (1) o más períodos, en los casos de tributos que se liquiden en períodos anuales, o en dos (2) o más períodos, en los casos de tributos que se liquiden por períodos menores al anual.

3. Existan dos o más sistemas de contabilidad con distinto contenido.

4. No se hayan presentado dos o más declaraciones, a pesar de haber sido requerida su presentación por la Administración Tributaria.

5. Se desprendan, alteren o destruyan los sellos, precintos o marcas oficiales, colocados por los funcionarios de la Administración Tributaria, o se impida por medio de cualquier maniobra que se logre el propósito para el que fueron colocados.

6. El contribuyente o responsable se encuentre en huelga o en suspensión de labores.

Que como puede evidenciarse, son todos casos en los cuales la fiscalización no tenga en la sede del contribuyente el acceso a la libre disposición de la contabilidad y sus soportes, o en el caso en que el contribuyente no esté presto a atender al proceso de fiscalización, o cuando haya indicios ciertos de que la permanencia de la documentación en la sede del contribuyente, comprometería a la actuación fiscal. 

Por tanto, si el contribuyente da acceso y EXHIBE la contabilidad y sus soportes a la fiscalización, la Administración Tributaria debe cumplir la actuación en el lugar donde estos deben estar, es decir, en el domicilio del contribuyente.

Sin excusas...

Las limitaciones de viáticos, vehículos y bajos salarios de los funcionarios fiscales de la administración tributaria, no pueden ser motivo o justificación para que se pretenda entonces recargar al ciudadano objeto de la auditoría con la obligación de sacar cuanta copia pida el funcionario actuante, máxime cuando tal obligación no está prevista en el COT, ni en otra norma jurídica que rija al procedimiento administrativo de determinación de oficio.

El contribuyente sí está en la obligación de facilitar la auditoría y colaborar con la fiscalización, pero ello está delimitado por los deberes formales que expresamente se disponen en la norma legal o sublegal a ser cumplidos por los sujetos pasivos, así como en las facultades conferidas a la Administración. 

Es decir, la obligación formal del contribuyente es facilitar el cumplimiento de la labor de la Administración, cuyas facultades están delimitadas en el ordenamiento jurídico tributario y administrativo. 

Copias innecesarias...

En una interesante discusión con un funcionario de la alcaldía de Caroní que requería copias simples de libros contables y facturas de compra y ventas, y las conciliaciones bancarias, nuestro equipo de trabajo de asistencia y asesoría al cliente argumentó que si no había cambios relevantes en la normativa contenida en la Ordenanza de ISAE, el COT o la LOPA en los últimos 20 años respecto a la facultades de fiscalización y los deberes de los contribuyentes, entonces ¿Cómo es que ahora sería obligatorio entregar fotocopias de documentos de la contabilidad del contribuyente, cuando antes en esa época no era una obligación?

Enfatizamos nuestro argumento insistiendo: ¿Díganos por escrito el artículo dónde se señala que nuestro cliente debe consignar copias de los libros contables, libros del IVA, y otros documentos que conforman el legajo de su soporte contable? Y de ser así le daremos respuesta formal a su pedimento que respetuosamente consideramos que resulta improcedente. 

Obviamente, no pudo encontrar el funcionario una respuesta lógica ni fundamentada jurídicamente a la pregunta formulada. 

Aprovechamos el incidente para indicarle al funcionario que el acta que levanta el mismo, no requiere de un expediente contentivo de la totalidad de los libros contables del contribuyente, para eso ya hace muchos años se estableció en la norma legal administrativa que las actuaciones del funcionario fiscal al ser plasmadas en el Acta Fiscal harán plena fe mientras no se pruebe lo contrario, sin necesidad de que la misma tenga sustento en cientos o miles de inútiles copias de documentos obtenidos del contribuyente, que por cierto al ser copias simples sin certificación del emisor, carecen de valor probatorio, (De ñapa).

Para cuando se dispuso esta prerrogativa en favor del Acta Fiscal en la codificación administrativa y tributaria del país, sacar una copia o fotocopia de un documento era más una expectativa de ciencia ficción que una realidad cotidiana. 

No es el grosor del expediente lo que determina la pertinencia de la actuación fiscal, es cuestión de eficiencia y no de volumen.

Es voluntario, no una obligación...

Es muy probable que muchos contribuyentes estén dispuestos a cubrir el costo de algunas reproducciones puntuales de documentos que le sean requeridos. Pero debe entender el funcionario actuante que tal acción es voluntaria y no una obligación del contribuyente. Y que además, no puede pretenderse con ello, eludir la labor de investigación en la sede del domicilio del contribuyente en lo que refiere a la observación de la contabilidad y sus soportes.

Podríamos entonces a modo de conclusión precisar que la fiscalización se deberá realizar donde estén los soportes documentales que sean requeridos. Y si estos son relativos a la contabilidad del contribuyente, esto debe ser en el domicilio fiscal del mismo.  

Abrimos esta línea de discusión que estamos seguros generará una rica disertación, en algunos casos a favor y otros no necesariamente así. Por los momentos parece que la norma jurídica y la racionalidad  inclinan la balanza en favor del contribuyente y el respeto de sus derechos.

Nuestro equipo de trabajo está a la orden en estos y otros tópicos, para atender los procesos de fiscalización o verificación, con la debida asistencia profesional. 

Camilo London

Gerencia y Tributos

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