El caso de las notas de crédito y la retención de impuestos

 

Este es un tema recurrente, que aparece con mucha frecuencia en los Chat de grupos de aplicaciones como WhatsApp y Telegram.

La emisión de una nota de crédito supone un evento que traduce en la modificación de una operación previamente documentada con una factura. Es decir, ella modifica los importes de una factura previamente emitida.

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Es importante acotar, que la emisión de una nota de crédito, no necesariamente debe hacerse en el mismo período impositivo, (Quincenal o mensual), o incluso en el mismo ejercicio fiscal anual.

Puede ser emitida en el mismo período o ejercicio, pero también en uno posterior. Esto tanto a los efectos comerciales, como los tributarios. 

Su emisión siempre debe estar justificada y corresponder a un hecho cierto, como un descuento, una rebaja comercial, una corrección de un error o incluso para dejar sin efecto parcial o total la factura previamente emitida. 

A partir de la entrada en vigencia de la Providencia Administrativa SNAT/2024/000121, la emisión de la nota de crédito es obligatoria en los casos de anulación de facturas previamente emitidas. 

¿Sabes lo que regula la PA 121 dictada por el SENIAT en el año 2024? Puedes consultarlo aquí: Emisión de facturas conforme la PA 121 del SENIAT

La  Providencia Administrativa SNAT/2011/0071; establece que, al emitirse la nota de crédito, debe indicarse en la misma el número de la factura previamente emitida, su fecha y su importe total. 

Omitir alguno de estos tres datos, relativos a la factura que se modifica, acarrea la sanción por el incumplimiento de deberes formales inherentes a la emisión de documentos fiscales, establecida en el artículo 101 del Código orgánico Tributario.

La nota de crédito emitida debe registrarse contablemente y además en el libro de ventas, donde se mostrará con un signo "-" (Negativo), restando a los importes de las ventas y servicios documentados en facturas o en notas de débito.

La emisión de notas de crédito y las retenciones de impuesto

La retención de impuesto es una detracción que ordena la norma jurídica a un deudor, para que el pagador realice dicha sustracción al importe que se adeuda al contribuyente y enterarlo, (Pagarlo), al Sujeto Activo acreedor del tributo. El agente de retención es un "responsable" tributario, que sin ser contribuyente, debe pagar al estado por cuenta de éste. 

Lo que paga al Estado el responsable, agente de retención, se lo toma o resta del pago adeudado, al contribuyente. 

Ser o no ser, retención enterada o retención no enterada, ese es el dilema

La norma general que debes aprender es que si la retención realizada fue enterada al Estado, la misma no puede ser revertida. 

Es decir, si se emite una nota de crédito, luego de que el agente de retención realiza el enteramiento de la retención al Estado, no se producirá la modificación del importe retenido. 

El valor total de la factura previamente emitida, se modificará a través de la nota de crédito emitida, pero no así, la retención de impuesto enterada. 

En cambio, si el monto retenido al contribuyente no ha sido enterado por el agente de retención al Estado acreedor del tributo, en ese caso, la emisión de la nota de crédito, ajustará en aminoración, a la retención previamente realizada. 

¿Cómo se muestra esto en la declaración informativa de retenciones?

Tanto el sistema de declaración electrónica de retenciones de IVA como la del ISLR, permiten que en un mismo período impositivo, sea este mensual o quincenal, el agente de retención incluya a la factura y a la nota de crédito, en el mismo archivo de la declaración informativa. 

O lo que es igual, que el sistema admite ajustes a las retenciones no enteradas todavía. Y como se ha hecho la retención y todavía no se ha enterado, en ese mismo período se hace la corrección de la retención, que es el resultado del ajuste de la factura previamente emitida. Lo que deja en evidencia, precisamente, la nota de crédito emitida. 

Algunas personas, acostumbran decir que en este caso "Se aplica o se hace la retención de impuesto, a una nota de crédito". Eso gramaticalmente es un error. 

Porque no se hace retención al importe de una nota de crédito, sino que la nota de crédito, modifica el importe de la retención que se hizo sobre el monto de la factura. Esto, siempre que no se haya enterado todavía la retención. Parece lo mismo, pero en castellano, la primera afirmación es un error.

Pero si la retención realizada en un período impositivo, ya fue declarada y enterada por el agente de retención; de ocurrir  posteriormente en algún siguiente período impositivo una modificación de la factura, con la respectiva emisión de la nota de crédito, en ese caso ya no se podrá corregir, modificar o revertir, la retención previamente enterada. 

Es esa la razón por la que los sistemas de procesamiento de declaraciones de retenciones, sea esta del ISLR o del IVA o de algún tributo municipal, no admiten que se incluya una retención de impuesto asociada a una nota de crédito, que se haya emitido en un período posterior al de la emisión de la factura. 

La regla que se enseña a los operarios, para no dar muchas explicaciones, es que la declaración informativa de retenciones, no admite una nota de crédito "huérfana" de la factura vinculada, que esté acompañando dicha declaración. O lo que es igual, que no se puede declarar la retención que se corresponde a una nota de crédito, si, la factura a la que se vincula, fue emitida y su retención enterada en un período anterior. 

La razón de la instrucción a la que hacemos referencia en el párrafo anterior, es la que hemos explicado en este artículo de opinión, que esperamos que a quienes les resulta grato el estudio y el interés por el mayor conocimiento, les haya resultado de utilidad. 

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