Opinión: Emisión de facturas atendiendo a lo dispuesto en la PA 121 del SENIAT

 

La Providencia Administrativa SNAT/2011/0071 establece tres medios de emisión de facturas y otros documentos fiscales bajo su regulación.

Uno es a través de "máquinas fiscales", otro es por medio de "formatos" y el tercero, usando las denominadas “formas libres”.

Nos enfocaremos hoy en los dos últimos y en el rumor infundado de que ahora no se podrían usar más los formatos, emitidos manualmente.

O el mismo rumor, dicho de otra forma, donde supuestamente todo mundo debe usar sistemas informáticos para emitir facturas, lo que es igualmente infundado. 

Acá detallamos nuestra opinión profesional.

FORMATOS

Lo primero que debemos tener en cuenta es que, los “formatos” son un medio de emisión que, debe contener desde la imprenta los datos y campos señalados en el Artículo 30 de esta Providencia Administrativa. 

El artículo 30 de la PA 0071 establece que los formatos, deben cumplir desde la imprenta, con los siguientes requisitos:

1. El número de control.
2. La denominación y número del documento.
3. La palabra"serie" y los caracteres que la identifiquen y diferencien, cuando corresponda.
4. El nombre completo o razón social, domicilio fiscal y el número de Registro Único de Información Fiscal (RIF) del emisor.
5. La razón social y el número de Registro Único de Información Fiscal (RIF)de la imprenta autorizada.
6. Número y fecha de la Providencia Administrativa de autorización para la elaboración de documentos.
7. Los Números de Control asignados, expresados de la siguiente manera "desde el Nº ... hasta el Nº...".
8. La fecha de elaboración constituida por ocho (8) dígitos.
9. Los campos o espacios que permitan agregar el resto de los datos e informaciones señalados en el Artículo 13, el Artículo 15 o el Artículo 17 de esta Providencia Administrativa, según corresponda.

Estos son formas físicas en las que la imprenta debe agregar los datos contenidos en los numerales del 1 al 8 del artículo precitado. 

Y solo deja al contribuyente, los campos o espacios para agregar los demás requisitos fiscales de la factura u otros documentos.

Estos documentos pueden ser elaborados de forma manual (Manuscrita, de puño y letra de una persona humana), o también, de ser el caso, a través de medios distintos, como es el caso del uso de sistemas computarizados o automatizados para la emisión de facturas y otros documentos. Pero en este último caso, el contribuyente o responsable emisor, deberá “cuadrar” la impresión, para que cada dato esté en el campo que corresponda. 

FORMAS LIBRES

Otro tipo de documento, son las “formas libres”, que son otro medio de emisión distinto de los “formatos” que, deben contener desde la imprenta los datos y campos señalados en el Artículo 31 de la Providencia Administrativa 0071. 

El artículo 31 de la PA 0071 establece que las formas libres, deben cumplir desde la imprenta, con los siguientes requisitos:

1. El número de control.

2. El número de Registro Único de Información Fiscal (RIF) del emisor.

3. La razón social y el número de Registro Único de Información Fiscal (RIF)de la imprenta autorizada.

4. Número y fecha de la Providencia Administrativa de autorización para la elaboración de documentos.

5. Los Números de Control asignados, expresados de la siguiente manera "desde el Nº ... hasta el Nº...".

6. La fecha de elaboración constituida por ocho (8) dígitos.
En este mismo artículo se establece que “en ningún caso las imprentas deberán colocar en las formas libres, la denominación y el número del documento”. Este es el principal elemento que las diferencia de los “formatos”.

En la norma se dispone además que “en ningún caso las facturas y otros documentos podrán emitirse manualmente sobre formas libres”. 

Y podemos entender por “manualmente”, por ejemplo, la forma manuscrita (Puño y letra de una persona física). 

En el artículo 6 de la PA 0071 se hace referencia a los “Sistemas computarizados o automatizados para la emisión de facturas y otros documentos”, como la herramienta tecnológica informática que permite imprimir la información correspondiente a las operaciones realizadas por los contribuyentes, sobre los formatos o formas libres elaboradas por las imprentas autorizadas. 

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EL NUEVO REQUERIMIENTO PREVISTO EN LA PA 121 DICTADA POR EL SENIAT

La Providencia Administrativa SNAT/2024/121 tiene por objeto regular las condiciones y requisitos que deben cumplir los proveedores de “sistemas informáticos utilizados para la emisión de facturas”, a los efectos de ser homologados y autorizados por el SENIAT.

En dicha norma se establece expresamente que las personas naturales, sociedades cooperativas y las personas jurídicas con domicilio en el país, que sean proveedores de sistemas informáticos utilizados para emisión de facturas y otros documentos fiscales, deben estar previamente autorizados por el SENIAT. 

En la norma se establecen los requisitos que los sistemas informáticos que, tengan por objetivo la emisión de facturas y otros documentos fiscales y las que deben cumplir los proveedores de los mismos, para obtener la autorización y homologación del SENIAT.

Para los sujetos pasivos, (Contribuyentes y Responsables), la disposición transitoria primera de la PA 121, establece que, en un plazo de 90 días continuos, desde la publicación en Gaceta Oficial de la PA 121; esto es desde el 19 de marzo de 2025 ya que la norma fue publicada el 19 de diciembre 2024; estos deben adaptar o adquirir los “sistemas informáticos homologados y autorizados por el SENIAT para la emisión de facturas y otros documentos”. 

Si atendemos a lo dispuesto en la todavía vigente, Providencia Administrativa SNAT2011/0071; dicha exigencia contemplada en la Disposición Transitoria Primera de la PA 121; no debería ser para la emisión de toda o cualquier factura, ya que las facturas emitidas por medio de FORMATOS, no requieren el uso obligatorio de sistemas informáticos homologados y autorizados por el SENIAT para su emisión, porque estos pueden emitirse de forma manual, mientras no sea derogada la PA 0071.

Por otra parte, la Disposición Final Cuarta de la PA 121 dicta que, “Los sujetos pasivos estarán obligados a utilizar solo sistemas informáticos autorizados y homologados por el SENIAT para la emisión de facturas y otros documentos fiscales”. Podría pensarse con esta disposición, que ha quedado proscrito emitir facturas manuales. Lo que podría hacer suponer a alguna persona que ello significaría (implícitamente), la supuesta derogatoria de la PA SNAT/2011/0071 que prevé la emisión de FORMATOS de forma manual. Lo que no es cierto. Ya que no se ha derogado la PA 0071 y no estaría prohibido emitir facturas de forma manual en los FORMATOS.

Lamentablemente, la lectura descontextualizada de la Disposición Transitoria Primera y de la Final Cuarta, de la PA 121, ha abierto una matriz de opinión que sostiene que cualquier factura emitida por un contribuyente, deba ser ahora, por medio de sistemas informáticos homologados y autorizados por el SENIAT. Sin advertir que la PA SNAT/2011/0071 no ha sido derogada y que sigue vigente la norma que permite emitir facturas de forma manual, en los FORMATOS. 

DOS CAMINOS: 

¿ES UNA ANTINOMIA O TOMAMOS EL CAMINO DE UNA INTERPRETACIÓN SISTÉMICA Y ARMONIZADA DE LA PA 71 y LA PA 121?

Ante la aparente contradicción entre lo que disponen la Disposición Transitoria Primera y la Final Cuarta, de la PA 121, respecto a la supuesta obligación de emisión de facturas exclusivamente a través de sistemas informáticos autorizados y homologados por el SENIAT para la emisión de facturas y otros documentos fiscales; y por otro lado la previsión en la PA 71 que, indica que se puedan emitir facturas manuales, sobre formatos; cabe la interpretación que para no asumir la antinomia entre ambas normas, es necesario interpretar que se refiere o delimita la obligación establecida en la PA 121, solo a las emisión de facturas que no se emitan de forma manual o a través de algunas máquinas fiscales, que no requieren de un sistema informático para ser operadas. 

Acá, a continuación, explicamos el planteamiento, con mayor precisión:

Lo que establece la Providencia Administrativa 121, es que, cuando se emitan facturas y otros documentos fiscales, por medios distintos al medio manual, es decir, distintos de los FORMATOS, los contribuyentes que para ello usen sistemas informáticos, deben ser estos, los autorizados y homologados por el SENIAT. 

Me inclino por suponer que, la forma adecuada de entender lo dispuesto en la Providencia Administrativa 121, es en un contexto de armonización o armonía con la PA 071. Por lo que la nueva norma plantearía realmente, es que: 

"Cuando un sujeto pasivo emita facturas a través de sistemas informáticos, conforme la PA 121; estos sistemas serán obligatoriamente, los autorizados y homologados por el SENIAT. 

En cambio, cuando el contribuyente o responsable, emita facturas en FORMATOS, podrá hacerlo de manera manual, como lo prevé la PA 71". (Mi opinión)

Entonces, bajo esta interpretación y supuestos, el contribuyente podrá escoger por:

(1) emitir facturas manuales en FORMATOS, o de no ser así,

(2) usar sistemas informáticos autorizados y homologados por el SENIAT para emitir FORMAS LIBRES o incluso FORMATOS, de ser el caso. 

El contribuyente podrá decidir, entre usar formatos o usar formas libres. 

Lo que sí es obligatorio, es que cuando decida usar sistemas informáticos para emitir sus facturas, estos sistemas, deben ser homologados y autorizados por el SENIAT.

Por ello, se podrán seguir emitiendo de forma manual las facturas, en formatos, a menos que estén obligados a usar otro medio de emisión.

Y en el caso de que la factura se emita, ahora por medio digital, amparado en la PA SNAT/2024/102; en este supuesto, obligatoriamente el emisor requerirá de un sistema informático autorizado y homologado por el SENIAT, que conecte con la Imprenta Digital, contratada por el contribuyente emisor.

Este es uno de los temas que está desarrollado y ampliado en el ESPACIO VIP TRIBUTARIO, en donde semanalmente proponemos foros digitales interactivos en la App TELEGRAM, los cuales quedan grabados para disfrute de nuestra comunidad, compartiendo experiencias, puntos de vista y más conocimientos. Nos vemos allá...

Camilo London