¿Quién solicita y paga la inspección anual de las Máquinas Fiscales del SENIAT?

 

¿Sabías que las máquinas fiscales autorizadas por el SENIAT requieren de una inspección obligatoria cada año?

Las máquinas fiscales son dispositivos que se emplean para la emisión de facturas y otros documentos a efectos fiscales y comerciales.

Estos dispositivos están bajo regulación del SENIAT, que es el Servicio Integrado de Administración Aduanera y Tributaria.

Para algunos contribuyentes es opcional el uso de la máquina fiscal y para otros es un medio exclusivo para tal fin. La obligatoriedad de su uso, estará en función de que se cumplan los requisitos previstos en el artículo 8 de la Providencia Administrativa que el SENIAT ha distado en esta materia. 

En este enlace puedes conocer los requisitos para emitir facturas exclusivamente a través de máquinas fiscales en un artículo publicado previamente en el Blog GERENCIA Y TRIBUTOS: https://gerenciaytributos.blogspot.com/2015/05/quien-esta-obligado-usar-maquina-fiscal.html

Las máquinas fiscales deben ser objeto de una inspección cada año

El artículo 40 de la Providencia Administrativa SNAT/2018/0141 dictada por el SENIAT, establece en su numeral 7 que: 

El fabricante de máquinas fiscales o su representante, deberá efectuar, directamente o a través de los centros de servicio técnico autorizado, una inspección anual obligatoria, siguiendo las especificaciones técnicas que establezca la Gerencia de Fiscalización del Servicio Nacional Integrado de Administración Aduanera y Tributaria (SENIAT), en su Portal Fiscal. 

Dicha norma dicta que "la primera inspección quedará comprendida en la garantía de la máquina fiscal y se efectuará sin costo alguno para el usuario". Por lo que se entiende que las siguientes sucesivas inspecciones anuales, deben ser pagadas por los usuarios de la máquina fiscal a los agentes autorizados para practicarlas.

La norma dispone una obligación a los fabricantes de máquinas fiscales o sus representantes. Y que dicha inspección debe ser realizada conforme las especificaciones técnicas que establezca la Gerencia de Fiscalización del SENIAT. 

Con esta norma queda claro, quienes deben realizar dicha inspección.

¿Cuál es la obligación del usuario de la máquina fiscal?

En la Providencia Administrativa SNAT/2018/0141 dictada por el SENIAT, expresamente, no hay una obligación establecida para el usuario de la máquina fiscal, en lo relativo a la inspección anual. 

Llama la atención que en el artículo 45 de la Providencia Administrativa SNAT/2011/0071 se enumeran las obligaciones que deben cumplir los usuarios de las máquinas fiscales, las cuales contemplan: 

1. Informar al distribuidor o al centro de servicio técnico autorizado, la desincorporación de cualquier Máquina Fiscal, sea por desuso, sustitución, agotamiento de las memorias o cualquier otra circunstancia que justifique su inutilización.
2. Contratar exclusivamente los servicios de reparación o mantenimiento con fabricantes o sus representantes, o con los centros de servicio técnico autorizados por éstos.
3. Conservar en el local y en buen estado el Libro de Control de Reparación y Mantenimiento.
4. Modificar las alícuotas impositivas cuando se produzcan reformas legales de las mismas, siguiendo las instrucciones establecidas en el Manual del Usuario.
5. Emitir el Reporte Global Diario o Reporte "Z “de las Máquinas Fiscales utilizadas, por cada día de operación.
6. Tener en lugar visible, pantallas que muestren el precio de la venta o prestación de servicio, al momento de registrarlo.
7. Tener por modelo de Impresora Fiscal, como mínimo, un panel de control que facilite la obtención del Reporte de Memoria Fiscal de todas las Impresoras Fiscales que posee.
8. Conservar adecuadamente las unidades de memoria reemplazadas, de forma que posibilite la recuperación de los datos, por un plazo mínimo de cinco años, contados a partir del primero de enero del año siguiente a aquel en el cual hubieren sido removidas.
9. Conservar en buen estado el Dispositivo de Seguridad y la Etiqueta Fiscal adheridas a la Máquina Fiscal.
10. Emitir los Reportes de Memoria Fiscal, a solicitud del Servicio Nacional Integrado de Administración Aduanera y Tributaria (SENIAT).
11. Guardar en orden cronológico y en buen estado los Rollos de Auditoría por un período de dos años continuos, contado a partir de la fecha de la última operación registrada en los rollos.
12. Informar a la Gerencia Regional de Tributos Internos del Servicio Nacional Integrado de Administración Aduanera y Tributaria (SENIAT), correspondiente a su domicilio fiscal o la que sea competente en virtud de su condición de sujeto pasivo especial, de la pérdida de Máquinas Fiscales, dentro de los dos días hábiles siguientes de producida, debiendo anexar copia de la denuncia policial o judicial o denuncias de siniestros.

El deber que se prevé en el numeral 11 ha quedado en desuso, toda vez que la última norma que regula a las máquinas fiscales dictada por el SENIAT en el año 2018, sustituye los "Rollos de auditoría" por la memoria de auditoría, que conserva esta información relativa a las facturas y otros documentos emitidos, en formato electrónico y no físico.

Notará el lector que hay una aparente falta de armonización entre la PA 141 y la PA 71; ya que se omite la obligación del usuario de la máquina fiscal, de solicitar la inspección que anualmente debe realizar el fabricante de la máquina fiscal o su representante de comercialización autorizado. Por lo que la obligación está planteada al fabricante y no al usuario.

Esta aparente omisión, deja entonces un vacío que hace suponer que será, conforme a la norma jurídica citada, el fabricante o su representante, los que deben velar porque la inspección sea realizada anualmente. Pero luego de la primera de ellas, las siguientes revisiones anuales, serían asumidas en lo que respecta al costo o precio, por el usuario de la máquina fiscal. 

¿Cómo se resuelven las controversias y omisiones respecto a esta obligación?

Nos aventuraremos a exponer algunas consideraciones que darían sustento a la forma en que operaría este deber formal dispuesto a los fabricantes y sus agentes autorizados, pero que involucran al usuario de la máquina fiscal que deberá permitir dicha inspección anual y además de ello, pagar el precio que corresponda a este servicio. 

¿Cómo el fabricante emplaza u obliga al usuario a permitir la inspección anual a la máquina fiscal?

¿Debe el usuario requerir la inspección al fabricante?

¿Qué pasa si el fabricante no toma la iniciativa o si el usuario se niega a dar acceso a la inspección?

¿Cómo se coordina este trabajo que involucra a dos diferentes sujetos, sin una norma que reglamente el procedimiento?

Son incluso muchas más preguntas, que parecen no tener una respuesta en las normas antes citadas. 

Pero para intentar proponer algunas respuestas, partiremos de que la obligación impuesta en la Providencia Administrativa SNAT/2018/0141 es una relativa al control fiscal, que se atribuye a los fabricantes y sus agentes autorizados.

Esta norma de control fiscal, que traduce en un deber tributario formal, como cualquier obligación de esta naturaleza, está destinada a coadyuvar el control que la Administración Tributaria ejerce sobre los sujetos pasivos, para garantizar la determinación y recaudación del tributo. 

Todo sujeto pasivo está en la obligación de contribuir con los funcionarios autorizados en la realización de las inspecciones y fiscalizaciones, en cualquier lugar, establecimientos comerciales o industriales, oficinas, depósitos, buques, aeronaves y otros medios de transporte. Así lo dispone el COT.

Sin embargo, en este caso, la inspección que se ordena realizar a los fabricantes y a sus agentes autorizados, no recae en funcionarios de la administración tributaria. Pero en efecto, consideramos que se trata de que estos fungen como auxiliares en la labor de control fiscal de la Administración Tributaria, con una instrucción expresa dada a través de la Providencia Administrativa SNAT/2018/0141, de realizar dicha inspección anual, siguiendo a tales efectos las directrices dictadas con la Gerencia de Fiscalización del Servicio Nacional Integrado de Administración Aduanera y Tributaria (SENIAT), en su Portal Fiscal. 

En el artículo 104 del COT establece en su numeral 7 que Constituyen ilícitos tributarios formales relacionados con el cumplimiento del deber de permitir el control de la Administración Tributaria: "Incumplir los deberes previstos en las normas respectivas, relacionados con la autorización otorgada para la fabricación de máquinas fiscales, así como los relativos a los servicios de distribución y mantenimiento de máquinas fiscales".

En ese sentido, la negativa del usuario de permitir la inspección que anualmente debe hacer el fabricante, podría entenderse como una acción dirigida a evitar el cumplimiento del deber que ha sido establecido en la Providencia Administrativa SNAT/2018/0141. Aunque no queda desarrollado en la norma, como debe darse la coordinación entre el agente autorizado y el usuario para concretar dicha inspección.

El acuerdo entre el fabricante y el usuario de la máquina fiscal

No parece necesario llegar a los extremos en este tema y por ello lo que se recomendaría a los fabricantes, es participar al usuario, con un tiempo prudencial de anticipación, para recordarle la inspección anual requerida a la máquina fiscal; informando el precio de sus servicios y el tiempo estimado para dicha inspección, a partir del segundo año desde su venta. Estableciendo un acuerdo con el usuario para programar la fecha y hora de dicha inspección. 

Por parte del usuario, le corresponderá, brindar la debida colaboración, para que el fabricante o su representante, realicen la inspección que se establece en la Providencia Administrativa SNAT/2018/0141.

Este y otros temas, deben ser consultados con sus asesores especialistas en la materia tributaria y así evitar sanciones, en los casos en que dicha inspección no haya sido realizada en la oportunidad en que la Administración Tributaria Nacional, realice procedimientos de verificación fiscal. 

Mejor prevenir, que lamentar.