Deberes Formales de los Contribuyentes Usuarios de la Máquina Fiscal

Recuerda que la máquina fiscal es uno de los medios de emisión de facturas previstos por el SENIAT, también pueden emplearse los Formatos y las Formas Libres. 

Otro medio de facturación es el empleado por las empresas bajo el régimen alternativo de facturación masiva.

El uso de la máquina fiscal es obligatorio para los contribuyentes que se indican en el artículo 8 de la Providencia Administrativa SNAT/2011/0071. Estos deben usar tales dispositivos de forma exclusiva para emitir sus facturas.

En cambio, para los demás contribuyentes el uso de la máquina fiscal es opcional, e incluso las pueden utilizar de forma simultanea con otros medios de facturación. Sobre esto ya hemos escrito antes en el Blog GERENCIA Y TRIBUTOS.

Ahora bien, todo contribuyente que use máquina fiscal de forma obligatoria o voluntaria, según sea el caso, está obligado a cumplir las formalidades indicadas en el artículo 45 de la Providencia Administrativa SNAT/2011/0071 dictada por el SENIAT para regular la emisión de facturas y otros documentos fiscales. 

Hay además otros deberes formales que deben ser atendidos por estos contribuyentes, los cuales mostraremos a continuación.

Deberes formales de los usuarios de máquina fiscal

1. Informar al distribuidor o al centro de servicio técnico autorizado, la desincorporación de cualquier Máquina Fiscal, sea por desuso, sustitución, agotamiento de las memorias o cualquier otra circunstancia que justifique su inutilización.

2. Contratar exclusivamente los servicios de reparación o mantenimiento con fabricantes o sus representantes, o con los centros de servicio técnico autorizados por éstos.

3. Conservar en el local y en buen estado el Libro de Control de Reparación y Mantenimiento. Se entiende que por "local", es el lugar donde esté ubicada la máquina fiscal.

4. Modificar las alícuotas impositivas cuando se produzcan reformas legales de las mismas, siguiendo las instrucciones establecidas en el Manual del Usuario.

5. Emitir el Reporte Global Diario o Reporte "Z" de las Máquinas Fiscales utilizadas, por cada día de operación.

6. Tener en lugar visible, pantallas que muestren el precio de la venta o prestación de servicio, al momento de registrarlo.

7. Tener por modelo de Impresora Fiscal, como mínimo, un panel de control que facilite la obtención del Reporte de Memoria Fiscal de todas las Impresoras Fiscales que posee.

8. Conservar adecuadamente las unidades de memoria reemplazadas, de forma que posibilite la recuperación de los datos, por un plazo mínimo de cinco años, contados a partir del primero de enero del año siguiente a aquel en el cual hubieren sido removidas.

9. Conservar en buen estado el Dispositivo de Seguridad y la Etiqueta Fiscal adheridas a la Máquina Fiscal.

10. Emitir los Reportes de Memoria Fiscal, a solicitud del Servicio Nacional Integrado de Administración Aduanera y Tributaria (SENIAT).

11. Guardar en orden cronológico y en buen estado los Rollos de Auditoría por un período de dos años continuos, contado a partir de la fecha de la última operación registrada en los rollos. Estos rollos de auditoria aplicaron a los modelos de máquinas previos a la entrada en vigencia de la PA 141, ya que a partir del nuevo modelo, las máquinas fiscales tienen dispositivos de memoria de auditoría que reemplaza a los rollos de auditoría.

12. Informar a la Gerencia Regional de Tributos Internos del Servicio Nacional Integrado de Administración Aduanera y Tributaria (SENIAT), correspondiente a su domicilio fiscal o la que sea competente en virtud de su condición de sujeto pasivo especial, de la pérdida de Máquinas Fiscales, dentro de los dos días hábiles siguientes de producida, debiendo anexar copia de la denuncia policial o judicial o denuncias de siniestros.

13. Al emitir las facturas estas deben cumplir con las disposiciones contenidas en  los artículos 14 o 16 de la Providencia Administrativa SNAT/2011/0071. 

14. Para el registro de las operaciones de ventas en el Libro de Ventas considerarán lo dispuesto en el Parágrafo Segundo del artículo 77 del Reglamento de la ley de IVA. Sobre este punto en particular, es muy importante evaluar el asunto con su equipo de asesores en la materia tributaria. 

15. Los usuarios de máquina fiscal deben mantener de forma permanente en el establecimiento donde opere la máquina fiscal, lo formatos de facturas para ser usados cuando el dispositivo esté averiado o se dé alguno de los otros supuestos previstos en el artículo 11 de la Providencia Administrativa SNAT/2011/0071.

16. No solo tienen la obligación de emitir facturas por sus operaciones, sino además entregar la factura al cliente. Con respecto a esta obligación, los que operan la máquina, deben ser entrenados para nunca  omitir, la generación de la factura, y su entrega al cliente. La sanción por la omisión de la entrega de la factura es una elevada multa y adicionalmente la clausura del establecimiento por 10 días continuos.

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Adicionalmente a estos requerimientos, a partir de la aplicación de la Providencia Administrativa SNAT/2018/0141, las máquinas fiscales deben tener capacidad de conectarse a internet para que el dispositivo de captura y transmisión  de datos al repositorio del Sistema Centralizado de Facturación Electrónica, el cual debe cumplir con las especificaciones que al efecto establezca el SENIAT, en su Portal Fiscal.

Los usuarios de una máquina fiscal deben requerir a los proveedores de estos dispositivos, el entrenamiento y la asistencia para atender y hacer seguimiento al cumplimiento de los requerimientos y especificaciones técnicas que la Administración Tributaria ha dispuesto en materia de trasmisión de datos al repositorio del Sistema Centralizado de Facturación Electrónica. 

Es importante que el contribuyente y sus asesores, tengan siempre en cuenta la lista de verificación de los deberes formales para atender disposiciones que la norma dispone en esta materia. 

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