La orden de entrega o guía de despacho, emitida antes de la factura

Este es un tema recurrente en muchas discusiones sobre facturación, a los efectos fiscales. 

La orden de entrega o guía de despacho, son documentos que están regulados por la Providencia Administrativa SNAT/2011/00071 que el SENIAT dictó en el año 2011 y que es la sucesión de las PA 591 y 257 que la precedieron, en materia de las normas generales de emisión de facturas en el país. 

Hemos oído a no pocas personas, hacer referencia a que la orden de entrega o guía de despacho ampara el transito o traslado de bienes muebles, cuando ello no está asociado a una venta. Aduciendo que en el caso de las ventas, el único documento que ampara la operación, es la factura. Pero esta afirmación se aparta a lo que prevé la norma jurídica, como veremos a continuación.

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La norma que en la ley de IVA regula la oportunidad en que se establece la obligación de emitir la factura, esta desarrollada en su artículo 55.

El artículo 55 de la Ley de IVA dispone que los contribuyentes deberán emitir sus correspondientes facturas en los casos de ventas de bienes muebles corporales, en el mismo momento cuando se efectúe la entrega de los bienes muebles.

Pero establece igualmente que, cuando las facturas no se emitan en el momento de efectuarse la entrega de los bienes muebles, los vendedores deberán emitir y entregar al comprador en esa oportunidad, una orden de entrega o guía de despacho que ha de contener las especificaciones exigidas por las normas que al respecto establezca la Administración Tributaria. 

Agrega el artículo que la factura que se emita posteriormente deberá hacer referencia a la orden de entrega o guía de despacho.

Regulando este supuesto, la Providencia Administrativa SNAT/2011/00071 dispone en su artículo 20 que las órdenes de entrega o guías de despacho deben emitirse únicamente para amparar el traslado de bienes muebles que no representen ventas. Pero de seguidas abre la excepción, señalando que, en los casos en que la Ley que establece el Impuesto al Valor Agregado disponga la posibilidad de amparar operaciones de ventas mediante órdenes de entrega o guías de despacho, en ese caso específicamente, la respectiva factura deberá emitirse dentro del mismo período de imposición, haciendo referencia a la orden de entrega o guía de despacho que soportó la entrega de bienes, excepto para las facturas impresas a través de máquinas fiscales.

La norma legal ha sido, sin embargo, excedida en la Providencia Administrativa SNAT/2024/000102 que regula la emisión de documentos fiscales a través de medios digitales, ya que esta reciente norma solo contempla la emisión de facturas en las operaciones de ventas, limitando el uso de guías de despacho u ordenes de entrega, únicamente para amparar el traslado de bienes muebles que no representen ventas, obviando lo que prevé el artículo 55 de la ley de IVA. 

Entonces, apartando la excepción antes citada, queda claro que en el caso de emisión de documentos mediante formatos o formas libres (Documentos físicos), sí es posible en estos casos, amparar el traslado de bienes muebles vendidos, con guías de despacho u ordenes de entrega; pero queda obligado el vendedor, a emitir oportunamente la respectiva factura, dentro del mismo período impositivo en que se dio la venta y emisión de tales documentos previos.