Lo qué debes tener en cuenta para la emisión de notas de crédito y de débito

La emisión de notas de crédito y de débito a través de formatos, formas libres o generadas por máquinas fiscales, está regulada en la Providencia Administrativa dictada por el SENIAT que se identifica como SNAT/2011/00071.

En esta normativa se establece que las notas de débito o de crédito deben emitirse en el caso de que ventas de bienes o prestaciones de servicios quedaren sin efecto parcial o totalmente u originaren un ajuste, por cualquier causa, y por las cuales se otorgaron previamente facturas.

Es decir, que las notas de crédito y de débito, son documentos que modifican a una factura emitida previamente. 

Por ello, no se debe usar una nota de débito para reemplazar u omitir la emisión inicial de una factura. Si se hace una venta, esta no puede ser documentada por una nota de débito, sino por una factura que cumpla los requisitos de la norma sobre emisión de estos documentos.

Fue costumbre en algunas oportunidades, que contribuyentes del ISLR o del IVA, emitiesen notas de débito para documentar operaciones que no eran ordinarias para la empresa, lo que hoy no está permitido, porque aún en esos casos, debe emitirse una factura y no, una nota de débito. 

La norma exige que de forma expresa el original y las copias de las notas de débito y de crédito, deben contener el enunciado: "Nota de Débito" o "Nota de Crédito". No otro nombre o denominación. 

Cuando estos documentos sean emitidos a través de formatos o formas libres, deben cumplir con los requisitos previstos en la norma dictada por el SENIAT, para la emisión de facturas, donde solo cambiará la denominación del documento. 

Además, las notas de crédito o de débito que se emitan, deben hacer referencia a la fecha, número y monto de la factura previa que soportó la operación que se modifica.

Las notas de débito y de crédito emitidas a través de Máquinas Fiscales, deben tener una numeración consecutiva y única y contener los requisitos señalados en el Artículo 14 o en el Artículo 16 de la Providencia Administrativa SNAT/2011/00071, según sea el caso, con excepción de la denominación del documento.

Así mismo, cuando se usen máquinas fiscales, estos documentos deben contener, además, los siguientes datos:

1. Nombre y apellido o razón social y número de Registro Único de Información Fiscal (RIF) o cédula de identidad del comprador. 

2. Número y fecha de la factura que soportó la operación.

3. Número de Registro de la Máquina Fiscal a través de la cual se emitió la factura que soportó la operación.

4. Número de Control de la factura que soportó la operación, si ésta fue emitida sobre un formato o una forma libre.

Estos documentos se registrarán en los libros especiales del IVA, según sea el caso, del emisor o el cliente respectivamente. 

Es conveniente que los contribuyentes realicen una revisión del cumplimiento de los requisitos de estos documentos, al igual que de las facturas emitidas, para detectar oportunamente desviaciones, en el caso de que se estén incumpliendo los muchos requisitos previstos por el SENIAT en esta materia, evitando cuantiosas sanciones por cada documento emitidos sin cumplir dichas normas. 

A nuestros clientes aplicamos programas de revisión o auditoría que permite medir el nivel de cumplimiento de la norma y así evitar desviaciones. Esto además, se hace con la debida inducción al personal de la empresa para lograr transferir el conocimiento y criterios que les permita ser vigilantes de la normativa que aplica a esta materia.