CAJA CHICA: ¿Desde qué monto aplica retención del IVA con el reajuste de la Unidad Tributaria a Bs. 43?

Ten mucho cuidado con esto. Y no cometas el error de dejar de aplicar retención del IVA en los casos de pagos que sean menores a Bs. 860 cuando el pago no se haga con cargo a la caja chica y se trate de pagadores que sean Sujetos Pasivos Especiales, diferentes de personas naturales. 

Podrías estar incurriendo en un ilícito material, que te costará una sanción de 500% del monto dejado de retener. 

Aunque el monto de este valor de referencia sea muy pequeño, aun después del reajuste de la UT. Es importante que no olvidemos la norma y su aplicación.

Los sujetos pasivos especiales, que no sean personas naturales, son agentes de retención del IVA, conforme lo dispone la Providencia Administrativa SNAT/2015/0049 dictada por el SENIAT en el año 2015. 

Hay casos en los que no aplicará la retención, pero debes verificar que se cumplan los supuestos de esa dispensa, en cada caso. 

Y no es cierto que haya un monto general que determine la no aplicación de la retención del IVA en función de la variación de a Unidad Tributaria, porque hay casos en los que sin importar el monto, deberás aplicarla.

La historia a estudiar y no olvidar... 

Uno de los aspectos que más discusión suscitó en el año 2002; cuando fue dictada la Providencia Administrativa SNAT/2002/1455, fue la excepción de aplicar retención en el supuesto de compras de bienes muebles que fuesen pagadas con cargo a la caja chica del agente de retención, siempre que el monto de la operación no excediese de diez unidades tributarias (10 U.T.).

Este monto pasó a 20 Unidades Tributarias (20U.T.), desde la entrada en vigencia de la Providencia Nro. SNAT/2013/0030, publicada en la Gaceta Oficial Nº 40.170 del 20 de mayo de 2013, que derogó a la antecesora.

No podemos olvidar que este fue uno de los aspectos que celebramos en el año 2013, quienes hicimos seguimiento a la evolución del régimen de retención del IVA en el país, así como a la inclusión en la PA 30 de otra dispensa de aplicar dicha retención, en este caso, la relativa a las operaciones pagadas por directores, gerentes, administradores u otros empleados, por concepto de gastos reembolsables, por cuenta del agente de retención, y siempre que el monto de cada operación no exceda de veinte unidades tributarias (20 U.T.).

En la nueva norma, se incluye además la no sujeción a retención del IVA, a los viáticos y otros conceptos.

Lo que nos dice la norma vigente

La norma vigente actualmente es la PA SNAT/2015/0049 publicada en la Gaceta Oficial Nº 40.720 del 10 de agosto de 2015. 

En la norma vigente se mantiene, en el numeral 7 del artículo 3, que no estarán sujetas a retención del IVA, las compras de bienes muebles o prestaciones de servicios vayan a ser pagadas con cargo a la caja chica del agente de retención, siempre que el monto de cada operación no exceda de veinte unidades tributarias (20 U.T.).

Esta dispensa solo está planteada en el supuesto de los pagos que se pagan con CARGO A LA CAJA CHICA del agente de retención, no aplicará la excepción a cualquier otro supuesto de pagos que realice el agente, a menos que se trate de otro de los supuestos establecidos en el artículo 3 de la PA 0049. 

Por lo que es un error afirmar de forma general, que no aplicará retención del IVA cuando los pagos del agente de retención no superen las 20 Unidades Tributarias, porque hay que agregar que esos pagos exceptuados, solo corresponderán a los que se hayan realizado con CARGO A LA CAJA CHICA.

¿Cuáles pagos con cargo a la caja chica?

Un caso muy raro, pero que puede ocurrir y debemos estar preparados para atenderlo. 

Algo que posiblemente, se omite respecto a este tema, es que hay algunos pagos de facturas que los contribuyentes ordenan pagar con cargo a la caja chica, que ya habían sido previamente registrados contablemente. En este caso, como el abono en cuenta, (Registro del pasivo), ocurre primero, la retención ya se realiza y contabiliza antes de que ocurra el pago. Y por ello, hecha ya la retención con el reconocimiento contable de la deuda, ya no hay dispensa de aplicar la retención. 

Conclusión

Siempre que una compra o servicio, sean pagados con cargo a la caja chica, sin que previamente se haya registrado el pasivo. Y esta no exceda de 20 Unidades Tributarias (20 U.T.), no aplicará retención del IVA. Hoy 20 Unidades Tributarias, son Bs. 860, porque el valor de la UT es de Bs. 43 desde su último reajuste (2025).

Si el pago con cargo a la caja chica es mayor a Bs. 860, aplicará retención del IVA.

Si el pago de un servicio o una compra, NO SE HACE con cargo a la caja chica, no importa el monto de la misma, siempre deberá aplicarse la retención del IVA. Es el caso de las compras a crédito en las que hay un registro previo del pasivo o cuando el pago es ordenado directamente con una transferencia, que no involucra a la caja chica en pagos de contado.

Documenta bien

Para probar a la Administración Tributaria que el pago se ha realizó con cargo a la caja chica, es indispensable que se documente que en efecto el pago fue de los que corresponde al uso de los recursos de la caja chica que es creada y controlada con los procedimientos de asignación y reposición, que involucran el "arqueo" de la misma. 

Esto implica que, en cada caso, las facturas que tengan importes de no más de 20 Unidades Tributarias, pagadas a cargo de la caja chica, sin retención del IVA, se relacionen con el debido detalle del número, RIF del proveedor, monto de impuesto, IVA y el total incluido IVA, así como la fecha del pago. Las cuales deberán formar parte de la rendición para la reposición de los fondos de la caja chica. Y además, se sugiere que, a cada factura pagada con caja chica, se indique en su reverso: "Pagado con caja chica, fecha XX.XX.XXXX". Todo esto para "facilitar" la verificación de los auditores y los fiscales. 

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