No está prohibido usar "formatos" para emitir facturas manualmente

 

Autor: Camilo London

@camilo.london (Instagram)

Con la entrada en vigencia de la Providencia Administrativa dictada por el SENIAT bajo el número SNAT/2024/000121, en la cual se dictan las regulaciones que deben cumplir los proveedores de sistemas informáticos para emisión de facturas y otros documentos fiscales; se ha suscitado una controversia sobre si está permitido en adelante, emitir facturas en "formatos", de forma manual. 

Es sobre este tema que me centraré en esta nueva entrega al blog GERENCIA Y TRIBUTOS, donde desde el año 2010 ya sumamos más de 700 artículos para nuestra comunidad lectora. 

Primero lo primero...

En primer término, es necesario acotar con los "formatos" son un tipo de documento, que sirve como medio para emitir facturas y otros documentos regulados por la norma general de emisión de facturas dictada por el SENIAT, que hoy están contenidas en la Providencia Administrativa SNAT/2024/0071 del año 2011. 

Un "formato" es un documento en particular, que desde la imprenta autorizada para su fabricación, debe contener los datos que se establecen en el artículo 30 de la PA 0071. Dos de estos requisitos son, el tipo y número de documentos. Los cuales deben estar "preimpresos". Es decir, contenidos desde la imprenta que los fabrica.

Las "formas libres" son otro tipo de documento y una de sus características que lo diferencia de los "formatos", es que éstas no pueden tener preimpreso desde la imprenta que los fabrica, ni el tipo ni el número de documento, los cuales deben ser agregados por el contribuyente, solo a través de sistemas computarizados o automatizados. 

¿De qué maneras se pueden emitir facturas a través de "formatos"?

Son dos las maneras a través de las cuales se pueden emitir facturas por medio de "formatos". 

Una de ellas, se contempla en el numeral 3 del artículo 7 de la PA 0071, a través de sistemas computarizados o automatizados, definidos como una herramienta tecnológica informática. 

La otra manera es "manualmente", que podemos entender como la que se elabora, con la mano de una persona, que escribe de esa forma en el "formato", los datos que se corresponden a los campos y espacios que se señalan en el numeral 9 del artículo 30 de la PA 0071.

El contribuyente, escoge si imprime los formatos a través de un sistema o si lo hace manualmente. 

¿Qué cambios introduce la nueva Providencia Administrativa del SENIAT en materia de sistemas informáticos homologados y autorizados por la Administración?

El cambio que introduce la nueva normativa dictada por el SENIAT, a través de la PA 121; establece que a partir del 19 de marzo 2025, quienes usen formas libres o impriman documentos a través de impresoras fiscales o puntos de venta fiscal; o emitan documentos a través de medios digitales, al hacerlo, estarán obligados a usar exclusivamente "sistemas informáticos homologados y autorizados por el SENIAT".

Los que emiten facturas a través de formatos, solo deben atender al uso de "sistemas informáticos homologados y autorizados por el SENIAT", cuando hayan optado por no hacer sus facturas manualmente. Porque si lo hacen manualmente, no necesitan un sistema de ningún tipo.

Conclusión

Para quienes emitan facturas en "formatos" y lo hagan MANUALMENTE, lo podrán seguir haciendo, cumpliendo siempre a lo dispuesto en la PA 0071 del año 2011, que sigue teniendo plena vigencia.

En los foros que semanalmente realizamos en el ESPACIO VIP TRIBUTARIO, éste y muchos otros aspectos de la PA 102 y la PA 121, sobre facturación digital y sistemas informáticos de emisión de facturas, han sido explicados con detalle y les recomiendo consultar allí. En el ESPACIO VIP TRIBUTARIO la actualización profesional en el área tributaria es permanente.

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