Notas sobre las sucursales y los procedimientos administrativos que realiza el SENIAT

 

Al final de este artículo compartimos también el texto del criterio del SENIAT sobre este tema.

A efectos tributarios: ¿Qué es una sucursal?

Una sucursal es una vitrina o ventana comercial de una empresa. 

No es otra empresa, es la misma empresa con una dependencia en un lugar diferente de donde esta se constituyó y operó inicialmente.

Las sucursales, responden a una caracterización particular de un negocio, que se extiende a través de ellas, a diferentes establecimientos comerciales o fabriles. 

Normalmente asociamos a una sucursal como un establecimiento que conforma una red de tiendas, locales, oficinas o dependencias, que se integran en una empresa, que tiene una sede que denominan comúnmente como la "sede principal" y otras que son denominadas como sus "sucursales".

Algunas sucursales, son solo una vitrina de venta, con personal que no tiene ni siquiera cualidades gerenciales o administrativas, sino solo de vendedores. 

En otras sucursales, la estructura administrativa puede ser más compleja. No hay una norma jurídica que determine el nivel de o tipo de la estructura organizacional u operativa de una sucursal.

Lo que sí está previsto en la norma mercantil venezolana, es que la sucursal debe ser aprobada en Asamblea de Accionistas, y esta asamblea debe estar registrada en el Registro Mercantil de la "sede principal" y en el Registro Mercantil de la de la jurisdicción del domicilio donde se instalará la sucursal. 

En el Registro Único de Información Fiscal (RIF) se debe informar al SENIAT, de las sucursales que posee el contribuyente.

Recuerda que, la sucursal no es una unidad empresarial independiente de la "principal", sino una extensión de su operación administrativa, comercial o de fabricación, según sea el caso. 

La sede principal y las sucursales son una misma entidad jurídica. Es decir, una misma empresa, con establecimientos en diferentes lugares.

¿Qué procedimientos tributarios puede realizar el SENIAT sobre las sucursales?

En una sucursal el SENIAT puede practicar "inspecciones y fiscalizaciones", según lo establece el artículo 137, numeral 12 del Código Orgánico Tributario (COT).

Ahora bien, cuando se refiere al término "fiscalizaciones" debe entenderse que ello, cuando se hace en la sede de una sucursal, solo sería en materia de la observación y levantamiento de información, como la cantidad del inventario en el lugar. 

La acción de fiscalización en una sucursal, no comprende actos de requerimiento o exigencia de exhibición de documentos que no reposen en dicha sucursal.

Y ya veremos a continuación, la razón de esta afirmación.

Recordemos que el artículo 155 del COT establece como obligación formal del contribuyente, "llevar en forma debida y oportuna los libros y registros especiales, conforme a las normas legales y los principios de contabilidad generalmente aceptados, referentes a actividades y operaciones que se vinculen a la tributación y mantenerlos en el domicilio o establecimiento del contribuyente y responsable".

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En el mismo artículo, pero en su numeral 3, se establece que los contribuyentes deben cumplir con el deber formal de "exhibir y conservar en forma ordenada, mientras el tributo no esté prescrito, los libros de comercio, los libros y registros especiales, los documentos y antecedentes de las operaciones o situaciones que constituyan hechos imponibles". Los cuales como ya se establece previamente en la norma jurídica, deben "mantenerlos en el domicilio o establecimiento del contribuyente y responsable".

El SENIAT en repetidas oportunidades ha manifestado a través de consultas evacuadas por la Gerencia General de Servicios Jurídicos, que cuando la norma indica que los libros contables, deben ser mantenidos en el domicilio o establecimiento del contribuyente, este es el DOMICILIO FISCAL que, es informado en el Registro Único de Información Fiscal. 

El contribuyente tiene la obligación de mantener en su domicilio fiscal, los libros de contabilidad, declaraciones y los soportes documentales de su contabilidad y operaciones, así como los libros especiales del IVA. Y las facultades de "fiscalización" deben tener correspondencia con la obligación que tiene el contribuyente de exhibir, en su domicilio FISCAL, los libros de contabilidad y demás elementos documentales que les respaldan. 

Por lo que no tiene el contribuyente, obligación alguna de trasladar a una sucursal dichos libros, ya que el funcionario que actúe en un procedimiento de verificación tributaria, previsto en el artículo 182 del COT; o en un procedimiento de fiscalización y determinación tributaria, previsto en el artículo 187 del COT; debe requerir la exhibición de documentos prevista en el artículo 137, numeral 3 y el artículo 155, numeral 3, ambos del COT; en el domicilio fiscal, donde el contribuyente tiene obligación de mantenerlos.

Ya el SENIAT, como veremos más adelante, se ha pronunciado desde su instancia superior jerárquica en el área jurídico tributaria, sobre este tema.

Por esta razón, resulta un exceso a la norma jurídica integrada, así como el desconocimiento de la postura oficial del SENIAT; que un funcionario exija en una sucursal, los libros de contabilidad, siendo que estos deben ser exhibidos por el contribuyente en el domicilio fiscal del contribuyente. 

Por lo que el funcionario de la Administración Tributaria nacional, debe tener la previsión de constatar en primer lugar, si la sede en la que se ha presentado a notificar un procedimiento de verificación o de fiscalización y determinación, es la sede del domicilio fiscal del contribuyente o si por el contrario, se trata de una sucursal, que no sea dicho domicilio.

¿Qué puede investigarse en la sucursal de una empresa?

En la sucursal, la Administración Tributaria podrá constatar entre otros tópicos, los inventarios de existencias o mercancías, o de los activos fijos, así como los medios de facturación que sean usados en dicho establecimiento, incluido, de ser el caso, a las máquinas fiscales. Conforme lo autorice la Providencia Administrativa que se corresponda con el procedimiento administrativo tributario que lo faculta.

Podrá realizar también, las actuaciones en el marco de un procedimiento de fiscalización y determinación, que corresponde a los medios de pago que se encuentran en uso dentro del establecimiento de la sucursal. 

En el año 2006 el SENIAT emitió un instructivo en el marco de los programas de verificación de deberes formales. En este instructivo se estableció lo siguiente, respecto del tema que nos ocupa en esta publicación en el Blog: 

 

Así que como indica la opinión de la Administración Tributaria, y concordante con los fundamentos que antes expusimos, "Cuando un contribuyente posea varios establecimientos, sean éstos puntos de ventas o sucursales, deberá llevar un Libro o Relación de Compras y otro de Ventas que deberán permanecer en el establecimiento que funja como domicilio fiscal".

Y es entonces, en el domicilio fiscal del contribuyente, indicado en el RIF, donde se debe realizar la actuación de verificación o la de fiscalización, que involucre el requerimiento de exhibición de los libros contables y sus soportes documentales. 

Por lo que resultaría improcedente, la exigencia de dichos libros en una sucursal de la empresa. Porque como señaló el SENIAT en la opinión que antes reproducimos, respecto a la sucursal, "no es un centro diferenciado de imputación de derechos y obligaciones. Por el contrario, sus actos son imputados a la sociedad matriz”

Recuerda que lo que acá compartimos, no es asesoría, sino la opinión razonada sobre un tópico que motiva esta disertación técnica. 

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