Libros contables obligatorios previstos en el Código de Comercio

El Código de Comercio venezolano establece a los comerciantes, la obligatoriedad de tres libros de contabilidad.

Hay otros libros que no son de contabilidad, que el Código de Comercio establece a los comerciantes, cuando estos con sociedades mercantiles. 

Tanto las sociedades mercantiles, como las personas naturales que se dedican al ejercicio del comercio formal en el país, deben llevar contabilidad y para documentarlo, deben llevar los libros de contabilidad que se estipulan en este instrumento jurídico.

El artículo 32 del Código de Comercio, establece que todo comerciante debe llevar en idioma castellano su respectiva contabilidad. Indicando la norma que, la contabilidad comprenderá obligatoriamente, el libro Diario, el libro Mayor y el de Inventarios.

Son estos los tres libros de contabilidad obligatorios previstos en el Código de comercio, para todo comerciante formal en el país. 

No es la única norma que obliga a los comerciantes a llevar contabilidad, porque incluso, si no fueran comerciantes, el Código Orgánico Tributario, impone a los contribuyentes en general, la obligación de llevar en forma debida y oportuna los libros y registros especiales, conforme a las normas legales y los principios de contabilidad generalmente aceptados, referentes a actividades y operaciones que se vinculen a la tributación y mantenerlos en el domicilio o establecimiento del contribuyente y responsable.

Libro Diario Contable

El libro diario contable es un registro cronológico de todas las transacciones financieras que realiza una empresa durante un ejercicio fiscal. Se anota cada operación en el orden en que ocurre, sin importar a qué cuenta contable pertenece. Esto se hace a través de los registros aplicando la anotación por partida doble. 

En el libro Diario se asentarán, día por día, las operaciones que haga el comerciante, de modo que cada partida exprese claramente quién es el acreedor y quién el deudor, en la negociación a que se refiere, o se resumirán mensualmente, por lo menos, los totales de esas operaciones siempre que, en este caso, se conserven todos los documentos que permitan comprobar tales operaciones, día por día. Así lo establece el artículo 34 del Código de Comercio.

No obstante, los comerciantes por menor, es decir, los que habitualmente sólo vendan al detal, directamente al consumidor, cumplirán con la obligación que impone este artículo con sólo asentar diariamente un resumen de las compras y ventas hechas al contado, y detalladamente las que hicieran a crédito, y los pagos y cobros con motivo de éstas.

Libro Mayor Contable

El libro mayor contable es un registro que agrupa todas las transacciones relacionadas con cada cuenta contable de la empresa. A diferencia del libro diario, que registra las transacciones en orden cronológico, el libro mayor las clasifica por cuenta.

Libro de inventarios

Es un libro de contabilidad al cual hace referencia el artículo 35 del Código de Comercio, en el cual todo comerciante, al comenzar su giro y al fin de cada año, hará en el mismo, una descripción estimatoria de todos sus bienes, tanto muebles como inmuebles y de todos sus créditos, activos y pasivos, vinculados o no a su comercio.

  

El inventario debe cerrarse con el balance y la cuenta de ganancias y pérdidas; ésta debe demostrar con evidencia y verdad los beneficios obtenidos y las pérdidas sufridas. Se hará mención expresa de las fianzas otorgadas, así como de cualesquiera otras obligaciones contraídas bajo condición suspensiva con anotación de la respectiva contrapartida.

  

La norma dispone que los inventarios serán firmados por todos los interesados en el establecimiento de comercio que se hallen presentes en su formación.

Autorización previa de los Libro de Contabilidad

El artículo 33 del código de comercio, establece que el libro Diario y el de Inventarios no pueden ponerse en uso sin que hayan sido previamente presentados al Tribunal o Registrador Mercantil, en los lugares donde los haya, o al Juez ordinario de mayor categoría en la localidad donde no existan aquellos funcionarios, a fin de poner en el primer folio de cada libro nota de los que éste tuviere, fechada y firmada por el juez y su Secretario o por el Registrador Mercantil. 

Se señala además, que se estampará en todas las demás hojas de dichos libros de contabilidad, el sello de la oficina.

Lo que no se debe hacer con los Libros de contabilidad mercantil

Con respecto a los libros de contabilidad mercantil, se prohíbe a los comerciantes: 

 

1º Alterar en los asientos el orden y la fecha de las operaciones descritas.

 

2º Dejar blancos en el cuerpo de los asientos o a continuación de ellos.

 

3º Poner asientos al margen y hacer interlineaciones, raspaduras o enmendaduras.

 

4º Borrar los asientos o partes de ellos.

 

5º Arrancar hojas, alterar la encuadernación o foliatura y mutilar alguna parte de los libros.

 

 Los errores y omisiones que se cometieron al formar un asiento se salvarán en otro distinto, en la fecha en que se notare la falta.

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