¿Sabías esto sobre las Órdenes de Entrega y Guías de Despacho reguladas por el SENIAT?

 

Las órdenes de entrega y las guías de despacho son dos de los documentos que están regulados por la Providencia Administrativa SNAT/2011/0071 dictada por el SENIAT. 

En esta misma norma se regula también la emisión de facturas, notas de débito, notas de crédito y certificados de débito fiscal exonerado.

En la Ley de IVA...

En el artículo 55 de la ley de IVA vigente se establece que cuando las facturas no se emitan en el momento de efectuarse la entrega de los bienes muebles, los vendedores deben emitir y entregar al comprador en esa oportunidad, una orden de entrega o guía de despacho que ha de contener las especificaciones exigidas por las normas que al respecto establezca la Administración Tributaria.

En la Providencia Administrativa SNAT/2011/0071, en su artículo 20, se establece que las órdenes de entrega o guías de despacho deben emitirse únicamente para amparar el traslado de bienes muebles que no representen ventas. 

Sin embargo, en el mismo artículo se establece la excepción a este imperativo, cuando se indica que en los casos en que la Ley que establece el Impuesto al Valor Agregado disponga la posibilidad de amparar operaciones de ventas mediante órdenes de entrega o guías de despacho, la respectiva factura deberá emitirse dentro del mismo período de imposición.

¿Cuándo se debe emitir la factura en cumplimiento de la ley de IVA?

El artículo 55 de la ley de IVA dispone que los contribuyentes deberán emitir sus correspondientes facturas en las oportunidades siguientes:

1. En los casos de ventas de bienes muebles corporales, en el mismo momento cuando se efectúe la entrega de los bienes muebles.

2. En la prestación de servicios, a más tardar dentro del período tributario en que el contribuyente perciba la remuneración o contraprestación, cuando le sea abonada en cuenta o se ponga ésta a su disposición.

Antes ya precisamos, que este mismo artículo señala que cuando las facturas no se emitan en el momento de efectuarse la entrega de los bienes muebles, deben emitirse la respectiva orden de entrega o guía de despacho. Y en este caso, la Providencia Administrativa SNAT/2011/0071estipula que la factura debe emitirse, a más tardar dentro del período impositivo en que estas fueron emitidas. 

Cuando se enajenan bienes

En el caso de enajenación de bienes muebles, la factura se podrá emitir hasta el último día del período impositivo en la que ocurre la entrega de los bienes. Pero en este supuesto, es obligatorio que en el momento de la entrega del producto enajenado, se emita una orden de entrega o una guía de despacho.

Cuando se prestan servicios

En el caso de la prestación de servicios, la factura se debe emitir a más tardar dentro del período tributario en que el contribuyente perciba la remuneración o contraprestación, cuando le sea abonada en cuenta o se ponga ésta a su disposición.

Formalidades al emitir las órdenes de entrega y las guías de despacho

Conforme lo dispone el artículo 21 de la Providencia Administrativa SNAT/2011/0071, el original y las copias de las órdenes de entregas o guías de despacho que se emitan, deben contener los enunciados "Orden de Entrega" o "Guía de Despacho". Estos deben emitirse en los formatos o formas libres elaboradas por imprentas autorizadas por el SENIAT.

La emisión de estos documentos no es necesaria si al momento de la entrega del bien, se emitió la respectiva factura. Pero no hay una prohibición expresa en la norma de que se emita uno y otro documento en cualquier caso. 

Deben contener además, los requisitos indicados en los numerales del 2, 3, 4, 5, 6, 15 y 16 del Artículo 13 de la Providencia Administrativa SNAT/2011/0071 y la expresión "sin derecho a crédito fiscal". 

Cuando las órdenes de entrega o guías de despacho sean elaboradas por entes públicos nacionales, en los términos y condiciones que establezca la normativa aplicable, no se requerirá el cumplimiento de los requisitos previstos en los numerales 3, 4, 15 y 16 del Artículo 13 de Providencia Administrativa antes citada.

En las órdenes o guías deben detallarse los bienes que se trasladan, señalando la capacidad, peso o volumen, descripción, características y su precio. No se exige que se indique el IVA en estos documentos. 

En los traslados que no representen ventas puede incluso omitirse el precio, indicándose el motivo, tal como: reparación, traslado a depósitos, almacenes o bodegas de otros o del propio emisor contribuyente, traslado para su distribución u otras causas.

Igualmente, al emitir estos documentos, debe indicarse el nombre y apellido o razón social y el número de Registro Único de Información Fiscal (RIF) del receptor de los bienes, o, en su caso, del mismo emisor. Este último caso refiere a aquellos supuestos en donde el traslado es entre almacenes del propio contribuyente. 

Las órdenes de entrega o guías de despacho emitidas por los sujetos que no califiquen como contribuyentes ordinarios del impuesto al valor agregado, deben contener adicionalmente la expresión "Contribuyente formal" o "no sujeto al impuesto al valor agregado", según sea el caso.

Los datos a ser identificados en la factura emitida luego de la OE o GD

En los casos en que la Ley que establece el Impuesto al Valor Agregado disponga la posibilidad de amparar operaciones de ventas mediante órdenes de entrega o guías de despacho, la respectiva factura deberá emitirse haciendo referencia a la orden de entrega o guía de despacho que soportó la entrega de bienes, excepto para las facturas impresas a través de máquinas fiscales.

Este deber formal, permitirá a la Administración Tributaria cruzar o validar la información contenida en los documentos emitidos.

Camilo London

Como habrás podido precisar del contenido de este artículo que publicamos en el espacio digital del Blog GERENCIA Y TRIBUTOS, la emisión de las Guías de Despacho y las Órdenes de Entrega, exigen el cumplimiento de formalidades que están dispuestas en la norma que el SENIAT dictó al respecto. Estas formalidades son relativas a la forma y a la temporalidad de la emisión.

Atender estas formalidades, inicia conociendo el contenido de la norma que regula la emisión de tales documentos. Aspectos que quisimos en esta oportunidad compartir con nuestra comunidad.

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