¿Cuáles datos debemos anotar en el Libro de Compras del IVA?

 

El Libro de Compras del IVA es un registro obligatorio para los CONTRIBUYENTES ORDINARIOS DEL IVA. 

Es muy importante tener en cuenta que los contribuyentes formales del IVA no están obligados a llevar Libro de Compras, sino una relación de compras cuyos requisitos están previstos, no en el reglamento de la ley de IVA, sino en una Providencia Administrativa dictada por el SENIAT, (1677).

Nos referiremos en este artículo exclusivo para el Blog GERENCIA Y TRIBUTOS, al libro en formato físico.

Identificación del Libro...

El Libro de Compras que deben llevar exclusivamente los contribuyentes ordinarios del IVA, cuando este sea en formato físico, en primer término debe tener una identificación que así le denomine y diferencie de otros libros especiales. Esto podrá ser en una carátula o portada que lo identifique. 

Se recomienda que en cada folio u hoja del libro que inicia la relación del período impositivo, se tenga como título la identificación del libro, además del período impositivo del IVA a que corresponda el registro de operaciones. 

En esa identificación se recomienda que además se agregue el nombre del contribuyente y su RIF. Aunque sería suficiente que estos datos se agreguen en la carátula o portada del libro en su formato físico. 

Si bien, el Reglamentista no exige una identificación o denominación del Libro, ni la indicación del período impositivo, ni que se indique el nombre del contribuyente, pero estos son datos que nos parecen un añadido necesario que dota de mayor información útil para identificar estos libros de forma directa por parte de los usuarios de los mismos.

El dato relativo al número de RIF del contribuyente, si es obligatorio, porque es exigido en la normativa que regula a dicho registro, que establece como deber formal tributario, que esté en los Libros Legales y Especiales del contribuyente.

Datos relativos al registro de las operaciones...

Estos requisitos están previstos mayormente en el artículo 75 del reglamento general de la ley de IVA. 

Son los siguientes: 

a) La fecha y el número de la factura, nota de débito o de crédito por la compra nacional o extranjera de bienes y recepción de servicios, y de la declaración de Aduanas, presentada con motivo de la importación de bienes o la recepción de servicios provenientes del exterior.

Asimismo, deberán registrarse iguales datos de los comprobantes y documentos equivalentes correspondientes a la adquisición de bienes y servicios. 

b) El nombre y apellido del vendedor o de quien prestó el servicio, en los casos en que sea persona natural. Y aquí debemos tener mucho cuidado cuando la persona natural, ejerce el comercio a través de un fondo de comercio o su forma personal, con denominación comercial. Porque en este caso, igualmente, lo que se debe registrar es el nombre y apellido del vendedor. 

En cambio, en los casos de personas jurídicas, sociedades de hecho o irregulares, comunidades, consorcios y demás entidades económicas o jurídicas, públicas o privadas, lo que debe anotarse en el libro es la denominación o razón social del vendedor o prestador del servicio .

c) Número de inscripción en el Registro de Información Fiscal o Registro de Contribuyentes del vendedor o de quien preste el servicio, cuando corresponda. pero cuando el bien es vendido o prestado por un no residente o un no domiciliado, en este caso, este número no aplicará. Pero debe aplicarse el procedimiento previsto en el artículo 3 del Reglamento de la Ley de IVA y registrar la factura que allí se establece que debe emitir el propio comprador del bien o receptor de servicios.

d) El valor total de las importaciones definitivas de bienes y recepción de servicios discriminando las gravadas, exentas o exoneradas, registrando además el monto del crédito fiscal en los casos de operaciones gravadas.

Se dispone en el reglamento de la ley de IVA que en el caso de operaciones gravadas con distintas alícuotas, deberán registrarse dichas operaciones separadamente, agrupándose por cada una de las alícuotas.

e) El valor total de las compras nacionales de bienes y recepción de servicios discriminando las gravadas, exentas, exoneradas o no sujetas al impuesto o sin derecho a crédito fiscal, registrando además el monto del crédito fiscal en los casos de operaciones gravadas.

En el caso de operaciones gravadas con distintas alícuotas, deberán registrarse dichas operaciones separadamente, agrupándose por cada una de las alícuotas.

En el libro de compras, debe registrarse también, a los comprobantes de retención que son emitidos por los Sujetos Pasivos Especiales. En este caso, dichos documentos, se recomienda que mantengan el orden cronológico en función de la fecha de emisión. Por lo que no se registran en una misma línea con la factura o documento de compra asociado, sino en una línea por separado. 

En el libro de compras deben registrarse además, las certificaciones de atribución y facturas por las compras que a nombre propio de comisionistas fueron realizadas por cuenta del contribuyente, conforme lo dispone el artículo 56 del reglamento de la ley de IVA. 

Todos los documentos que se registren en el Libro de Compras, deben ser anotados en estricto orden cronológico relativo a la fecha que muestren dichos documentos. 

El artículo 70 del reglamento de la Ley de IVA dispone de forma general que en los libros especiales de este tributo, se registrarán cronológicamente y sin atrasos las informaciones relativas a sus operaciones en el mercado interno e importaciones, documentadas mediante facturas emitidas y recibidas, documentos equivalentes de venta de bienes y servicios, así como, las notas de débito y de crédito modificatorias de las facturas originalmente emitidas y otros comprobantes y documentos por los que se comprueben operaciones de compras o recepción de servicios.

Permanentemente en el establecimiento del contribuyente...

El artículo  71 del reglamento de la ley de IVA dispone que los Libros de Compras y de Ventas deberán mantenerse permanentemente en el establecimiento del contribuyente.        

Esto antes era más difícil, cuando los libros especiales del IVA eran llenados de forma manual, (Hace ya muchos años atrás). 

Pero desde que irrumpió el desarrollo tecnológico con las posibilidad del registro electrónico de las operaciones y su reporte físico como una impresión de dichos registros digitales, el libro de compras, así como el libro de ventas del IVA, se llevan normalmente en hojas "sueltas" que se van agregando a un cuerpo contenido en "carpetas lomo ancho", que son archivadores de folios sin encuadernación. 

Así, hoja por hoja es agregada a dicho archivo, manteniendo un solo cuerpo de estos registros hasta que se completa la capacidad de archivo en ellos. 

Algunos contribuyentes prefieren hacer varios libros, manteniendo como unidad el período anual que coincide con el año de su ejercicio económico. Pero no hay nada que limite a que se puedan agrupar varios años en uno solo de estos archivos móviles o carpetas.

Son estas carpetas, las que tienen en su portada o contraportada la identificación del tipo de libro, el nombre o razón social del contribuyente y su RIF. 

Estos libros deben conservarse de forma ordenada y en buen estado, mientras no haya prescrito el tributo. 

Un resumen al final de los registros de cada período impositivo...

En los Libros de Compras, así como el de Ventas, al final de cada mes, se hará un resumen del respectivo período de imposición, indicando el monto de la base imponible y del impuesto, ajustada con las adiciones y deducciones correspondientes; el débito y el crédito fiscal, así como, un resumen del monto de las ventas de bienes y prestaciones de servicios exentas, exoneradas y no sujetas al impuesto y del monto de las exportaciones de bienes y servicios.

En el caso de operaciones gravadas con distintas alícuotas, deberán indicarse dichos bienes separadamente, agrupándose por cada una de las alícuotas.

Estos resúmenes deberán coincidir con los datos que se indicarán en el formulario de declaración y pago, medios y sistemas autorizados por el SENIAT para la declaración y pago mensual del impuesto.

Un solo libro por contribuyente, incluso cuando tienen sucursales

El libro de compras del IVA y también el de ventas, debe ser uno solo por contribuyente y no se pueden tener libros por cada sucursal en caso de poseerlas. 

Solo en caso de una autorización o mandato expreso del SENIAT, se deben llevar libros especiales del IVA por cada sucursal o establecimientos. 

El libro debe permanecer en el domicilio fiscal que reporte el Registro Único de Información Fiscal (RIF), que normalmente es el de la casa matriz o establecimiento principal, aunque ello no es siempre así. 

Datos no obligatorios, opcionales...

Datos como el número de control de las facturas y otros documentos o el número de la factura que se vincula a una nota de crédito o débito emitida, no son requisitos que se establezcan en alguna norma jurídica y por ello no son obligatorios. 

Pero si el contribuyente desea agregarlos, tampoco está ello prohibido. Es en este caso una decisión del contribuyente. Y no puede ser sancionado por omitir aquello que no está obligado a registrar. Ni tampoco por adicionar datos, más allá de los que se exigen en la norma jurídica. 

La sanción por no hacerlo bien...

La sanción relativa al incumplimiento de los requisitos para el registro en los libros de Compras del IVA, están previstas en el artículo 102 del Código orgánico Tributario, que comprenden desde 50 a 150 veces el tipo de cambio de la moneda de mayor valor que disponga el BCV y en algunos casos la clausura del establecimiento del contribuyente, por un lapso de 5 o 19 días continuos; o más si el contribuyente no logra hacer las correcciones necesarias en ese lapso. 

Revisión de los especialistas...

Parte de la labor que atendemos quienes brindamos consultoría o asesoría en el área tributaria, tiene que ver con el cumplimiento de deberes formales en materia de los libros especiales del IVA, para atender el cumplimiento de sus requisitos objetivos, así como para simplificar su formato y evitar incurrir en excesos innecesarios o por otro lado, omisiones que puedan acarreas severas sanciones.

Lo que acá aportamos no es asesoría, ero si la requieres, contacta a nuestro equipo.

Camilo London

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