Nueva expresión monetaria obligará a tener mucho cuidado al procesar retenciones de impuesto

Mucho se está diciendo actualmente sobre la adecuación de los sistemas de registro administrativo y contable en las empresas que deben atender los requerimientos de la nueva expresión monetaria que aplicará desde el 1 de octubre 2021 próximo. 

Pero además del tema relativo a los sistemas automatizados o algoritmos computacionales, es muy importante que tengamos en consideración el factor humano en los procedimientos de registro de las facturas y la determinación de las retenciones impositivas, que aplican sobre la base de los montos que estas reflejan, en un país donde aún no se implementa la factura electrónica.

La nueva escala en la que se denominará desde el mes de octubre 2021 el signo monetario nacional, será la actual, dividida entre 1.000.000. 

Ya en dos oportunidades anteriores se ha realizado la reconversión del valor del cono monetario venezolano.

Dos aspectos que refieren a la denominación de la nueva expresión monetaria diferentes a la experiencia anterior

En esta oportunidad hay dos aspectos relativos a la denominación de nuestra moneda, los que se usaron en las reconversiones previas, pero que ahora no se emplearán en la adopción de la nueva expresión monetaria. 

El primero de ellos, es que al proceso no se le denominó como "Reconversión Monetaria". Sino que se usó el término de "Nueva expresión monetaria". Esto no tiene realmente mayor significación.

El segundo aspecto, es que no se utilizará la ayuda de una calificación diferente para hacer llamado a la nueva expresión monetaria, antes y después del 1 de octubre 2021. 

Tanto antes como después de la adopción de la nueva escala, se seguirá denominado como BOLÍVAR, sin otro calificativo. 

En Venezuela tuvimos antes la experiencia del uso de denominaciones diferentes por un lapso transitorio de varios meses. En la primera reconversión monetaria se empleó al Bolívar Fuerte (BsF.) y luego en la segunda, al Bolívar Soberano (BsS.), lo que permitió identificar sin mayor contratiempo a la nueva expresión monetaria que se mostraban en las facturas y demás documentos.

Tengamos en cuenta que lo que determina que sean Bolívares "viejos" o los "nuevos", más que la forma de denominarlos, es la fecha de emisión del documento en que se muestra la expresión monetaria de dicha moneda. 

Así, las facturas emitidas hasta el 30 de septiembre 2021, se entenderán expresados en la anterior escala. Mientras que los documentos emitidos desde el 1 de octubre siguiente, corresponderán a la nueva expresión monetaria. 

Por ejemplo, si en una factura emitida el 30 de septiembre 2021 se muestra el precio de un producto por la cantidad de Bs. 30.000.000. Si no hay variación del precio de un día para otro, ese producto mostrado en una factura emitida el 1 de octubre, tendrá un precio de Bs. 30 como resultado de tomar 30.000.000 y dividirlo entre 1.000.000.

Como ya indicamos en un artículo anterior publicado en el Blog GERENIA Y TRIBUTOS, no hay obligación de emitir las facturas en ambas expresiones monetarias. 

Por lo que solo veremos en las facturas la expresión del Bolívar (Bs). Aunque muchos le llamarán de manera no formal , coloquial o no oficial, como el "Digital".

Mayor atención de quienes procesan el registro de facturas en los sistemas administrativos 

Esto implica que la persona encargada de registrar facturas y otros documentos en los sistemas administrativos, desde el 1 de octubre de 2021, debe prestar mucha atención al tipo específico de escala o expresión monetaria de la que se trate. Para lo cual, lo relevante será la fecha de emisión del respectivo documento. 

Serán muchos los casos de facturas y otros documentos emitidos hasta el 30 de septiembre 2021 que serán procesados en los sistemas a partir del día siguiente bajo la nueva expresión monetaria. 

Por ejemplo, en el caso de facturas anteriores al 1 de octubre 2021 que sean registradas en sistemas que ya estén adecuados a las anotaciones bajo la nueva expresión monetaria, el correcto registro dependerá del personal encargado del mismo.  

En estos casos, la vulnerabilidad está determinada por la probabilidad del error humano y no de fallas de los sistemas automatizados o computacionales habilitados para dicho registro. 

Se requerirá que las personas encargadas de la transcripción de los documentos, centren su mayor atención a la fecha de emisión de los documentos, para evitar un registro erróneo. 

Mucho cuidado con las retenciones de impuesto...

En las reuniones de revisión de la planificación de nuestros clientes en el proceso de adopción de la nueva expresión monetaria, siempre les recordamos que el personal administrativo debe recibir la debida y oportuna inducción sobre estos aspectos. 

Algo similar es necesario con el personal que manejará en las cajas y atención al público, la recepción de los diferentes conos monetarios que coexistirán hasta que el BCV disponga otra cosa. 

En la primera reconversión, el analista de un cliente determinó al momento del abono en cuenta, (Registro de pasivo), una retención a un proveedor por la errónea cantidad de BsF. 8.500.000, siendo que el importe correcto debía ser de BsF. 8.500. El error fue de BsF. 8.491.500. Para ese año, este error era realmente significativo.

Dado el elevado volumen de operaciones de una de las empresas más grandes del país para ese momento y un evidente fallo de su control interno, nadie se percató del error hasta que el proveedor alarmado, solicitó una urgente reunión al recibir un Comprobante de Retención que era mucho mayor al precio del servicio facturado por éste.

La retención, en añadidura, había sido enterada por el agente de retención para cuando se percataron del problema. Para cuando se pudo recuperar el importe enterado en exceso, la inflación ya había erosionado una gran parte del valor del activo monetario.

La factura había sido emitida en fecha previa a la primera reconversión monetaria, pero procesada dos meses después de su implementación. Este aspecto no fue observado por el analista y además no se percató de que la factura estaba expresaba Bs. y no BsF. 

Ahora, imaginen ustedes, en este nuevo proceso de cambio de la expresión monetaria, donde no hay identificación diferente del Bolívar en las facturas emitidas antes y después del 1 de octubre 2021; el margen de error humano podría ser alto, de no haber una debida atención y preparación del personal respecto a estas situaciones. 

No solo las retenciones de impuesto... 

No solo es el caso de retenciones, sino en general todos los procesos de determinación de tributos que se sustenten en la información contenida en documentos y registros expresados en la escala actual hasta el 30 de septiembre 2021 y luego en ambas denominaciones  como explicamos antes, así como de todos aquellos procesos que involucren la disposición de recursos monetarios de la empresa, asociados a la información que se haya incluido en los registros a través de los sistemas automatizados. Que como antes indicamos, no solo dependerán de la adecuada y oportuna adaptación para atender los requerimientos de la nueva expresión monetaria, sino además , será muy importante el factor humano para aplicarla. 

La revisión de los documentos base de la determinación de retenciones y otras obligaciones tributarias, que siempre se ha realizado, ahora requerirán mayor atención.  

Cerramos esta nueva entrada al blog Gerencia y Tributos con una pregunta ¿Incluyeron en el plan de adopción de la nueva expresión monetaria a la capacitación del personal involucrado en el registro de facturas y otros documentos? 

Si la respuesta es afirmativa, ¡Excelente!

Camilo London

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