Los requisitos que exige el SENIAT para la emisión de FORMAS LIBRES

La FORMA LIBRE es uno de los medios de emisión de facturas y otros documentos fiscales regulados por la Providencia Administrativa SNAT/2011/0071 dictada por el SENIAT.

Los medios generales de emisión de facturas dispuestos en dicha norma de la Administración Tributaria Nacional son tres. Uno de ellos es la máquina fiscal, otro es el FORMATO y el tercero es la FORMA LIBRE en la que nos enfocaremos en este Post de GERENCIA Y TRIBUTOS.

La diferencia entre un FORMATO y una FORMA LIBRE son solo los requisitos que estos deben contener desde la imprenta autorizada que los fabrica para el contribuyente usuario emisor.

Algunos de estos requisitos son coincidentes y una vez emitida la factura muchas veces es bastante difícil diferenciar a uno de otro documento. 

Aún cuando los datos que desde la imprenta contienen los FORMATOS y FORMAS LIBRES son diferentes, los requisitos finales de impresión de la factura en uno u otro medio, son los mismos. 

Datos que caracterizan a las FORMA LIBRES

Estos documentos deben contener desde la imprenta  que los fabrica, COMO MÍNIMO, los siguientes requisitos: 

(1) Deben contener el número de control.

(2) El número de Registro Único de Información Fiscal.

(3) La Razón Social y número de RIF de la Imprenta Autorizada que los elabora.

(4) Número y fecha de la Providencia Administrativa el SENIAT que autoriza a la Imprenta a emitir documentos fiscales. 

(5) Total de Números de Control asignados en el pedido a los documentos fabricados, expresado como "desde el N° ... hasta el N° ...".

(6) La fecha de elaboración de la forma libre en un formato de ocho dígitos. 

El artículo 31 de la Providencia Administrativa SNAT/2011/0071 solo establece como requisito relativo a la identificación del contribuyente emisor que contenga desde la imprenta, su número de RIF. 

En cambio, datos como la denominación o el domicilio fiscal, no son requeridos desde la imprenta en las FORMAS LIBRES. 

Es el RIF el único dato estático que identifica a un contribuyente, con la sola excepción de los entes públicos que por disposición gubernamental cambiaron su número de RIF a uno con prefijo "G" (Gobierno).

Para los demás contribuyentes el RIF es un número de identificación que permanece invariable e irrepetible. 

Señala expresamente la norma que bajo ninguna circunstancia las imprentas deberán indicar en las Formas Libres la denominación del documento ni su numeración. 

Es decir, que si se trata de una Factura, una Nota de Crédito, Nota de Débito, Guía de Despacho u Orden de Entrega, estas denominación será puesta por el contribuyente al imprimir la factur en la FORMA LIBRE, al igual que deberá indicarse en esa oportunidad el número del documento.

El resto de los requisitos establecidos en los artículos 13 y 15 de la Providencia Administrativa SNAT/2011/0071 se deberán indicar o completar cuando el contribuyente imprima el documento fiscal según corresponda. 

Cuando la norma indica que estos datos son los que COMO MÍNIMO deben estar indicados desde la imprenta, implica que se podrán agregar a requerimiento del contribuyente usuario, cualquieras otros que este pida a la imprenta que fabrica las FORMAS LIBRES, pero no así la denominación y número de documento, como ya se dijo antes. 

¿Por qué no se exige desde la Imprenta fabricante el nombre y domicilio fiscal del contribuyente emisor en las FORMAS LIBRES?

La Forma Libre es usada por contribuyentes con sistemas computarizados que asignan la numeración de cada documento, así como la impresión de los demás datos que la respectiva norma exige.

Se puede inferir que quienes idearon esta normativa entendieron que era posible que las empresas que elaboran una gran cantidad de documentos, podían tener cambios de denominación o de su domicilio fiscal en alguna oportunidad. 

Razón por la cual se permite que los contribuyentes tengan la posibilidad de dejar estos campos libres en las facturas y otros documentos fiscales elaboradas por las imprentas en caso de que se den cambios en los mismos y así no enfrentar la pérdida o la inutilización de documentos que no podrían seguirse usando luego del cambio del nombre, denominación social o el domicilio del contribuyente.

En una asesoría dada a uno de nuestros clientes pudimos instruirle oportunamente para que usara una FORMA LIBRE que dejaba LIBRE el campo de su dirección, ya que el domicilio fiscal que se tenía previsto para el inicio de operaciones era temporal y así se evitaría elaborar documentos que al cabo de pocos meses quedarían sin efecto, con el alto costo que ello implicaría para la empresa.

¿Qué limitaciones tienen las FORMAS LIBRES?

En la norma dictada por el SENIAT expresamente se establece que además de no poder contener desde la imprenta que las fabrica, la denominación y número de documento, el contribuyente no podrá emitirla de forma manual. 

Es decir, que las FORMAS LIBRES solo pueden ser emitidas por el contribuyente por medio de sistemas Computarizados o Automatizados. 

El SENIAT define como tales a las herramientas tecnológicas informáticas que permiten imprimir la información correspondiente a las operaciones realizadas sobre los formatos y formas libres elaborados por imprentas autorizados. 

Aparte de estos condicionamientos lo cierto es que la FORMA LIBRE es para muchos la mejor opción a momento de emitir documentos fiscales, especialmente por la facilidad de fraccionar lotes o unidades de ellos para imprimir en varias series y tipos de documentos conforme sea requerido por el contribuyente. 

¿Qué medio de emisión de facturas debe adoptar el contribuyente?

El medio que decida adoptar el contribuyente para emisión de documentos fiscales es una tema que debe ser consultado con su asesor o asesores en el área tributaria, a partir de una evaluación de las características del negocio y sus operaciones.

Es posible que dada la naturaleza de su actividad y necesidad de control administrativo, deba adoptar diferentes medios de emisión de facturas. Estos pueden ser usados en forma simultanea por el contribuyente. 

Pero debe tenerse en cuenta que en el país existen otros regímenes especiales de emisión de facturas que aplican a estaciones de servicios, aerolíneas, servicios de telefonía y servicios masivos, entre otros. 

Así mismo, el SENIAT dispuso para cierto tipo de contribuyentes, el uso obligatorio de la máquina fiscal como medio exclusivo de emisión de facturas, cuando se cumplen ciertos requisitos contemplados en el artículo 8 de la Providencia Administrativa SNAT/2011/0071.

Todos estos aspectos deben ser evaluados por el especialista que podrá dar la mejor orientación al cliente contribuyente. 

Por lo pronto espero que estas breves notas sobre el tema puedan ser de interés a la comunidad profesional y empresarial. 

Si requieres asesoría en este u otros tópicos, estamos en la mayor disposición de atender tu requerimiento o el de tu empresa. 

Camilo London

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