Cuando un contribuyente ordinario del IVA usa máquina fiscal y además emplea otro medio de facturación adicional, al momento de realizar el registro de sus operaciones en el Libro especial de Ventas debe atender a lo previsto en el artículo 78 del Reglamento General de la Ley que rige a dicho tributo.
Son tres los medios de facturación general previstos en la Providencia Administrativa del IVA que dicta las normas generales de facturación y emisión de otros documentos, como notas de crédito, de débito, y las guías de despacho.
Los medios generales para la emisión de factura son: los Formatos, otro es Formas Libres y el tercero, las Máquinas Fiscales.
De forma excepcional se prevé alguna modalidad de facturación electrónica con impresión remota en caso de algunos prestadores de servicios masivos, y hay otros medios como en el caso de la venta de pasajes aéreos. Sobre ellos trataremos en otra entrada al Blog Gerencia y Tributos.
Los contribuyentes en general podrán usar cualquiera de los tres medios de facturación, incluso de forma simultanea, a menos que se den los supuestos señalados en el artículo 8 de la Providencia Administrativa del SENIAT, en cuyo caso deberán usar máquina fiscal como medio exclusivo para emitir sus facturas.
Pero incluso, cuando se usa de forma exclusiva la máquina fiscal, es posible que por motivo de avería del dispositivo u otras limitaciones, se deban usar también de manera eventual los formatos para la emisión de los documentos fiscales.
Las facturas emitidas en Formatos y en Formas Libres, deben registrarse en los Libros de Ventas cumpliendo los requisitos establecidos en el artículo 76 del Reglamento General de la Ley de IVA. Estos documentos se registran de forma individual cada uno de ellos.
Las operaciones de venta o prestación de servicios que se documenten por facturas emitidas a través de máquinas fiscales, deben registrarse atendiendo a los requisitos señalados en el Parágrafo Segundo del artículo 77 el Reglamento General de la Ley de IVA. Estas operaciones se registran de forma global de forma diaria con soporte en el resumen que emiten las máquinas, denominado Reporte "Z".
Del contenido del artículo 78 del Reglamento de la Ley se deduce que los contribuyentes que realicen ventas o prestación de servicios documentadas mediante facturas (Formatos y Formas Libres) y también por documentos equivalentes o comprobantes generados por Máquinas fiscales, contabilizarán en el Libro de Ventas, en forma separada, ambos tipos de operaciones, de acuerdo con los requisitos correspondientes a cada documento, especificados en los artículos 76 y 77 de este Reglamento.
Es decir, las facturas emitidas a través de formas libres y formatos, se registrarán conforme los requisitos que se indica en el artículo 76 del Reglamento, mientras que las operaciones cuyas facturas se emitieron a través de máquina fiscal, se registraran de forma resumida por cada día de anotación como lo dispone el artículo 77 de dicha norma sublegal.
Es muy importante que el contribuyente no incurra en el error de llevar dos libros de ventas en función del medio de emisión de facturas. Ni tampoco debe registrar en secciones separadas del mismo libro. Ya que es exigido en el mismo libro, el registro cronológico de todas las operaciones.
Esto implica que en el cuerpo del libro especial de ventas se registrarán por orden de fecha de emisión los formatos y formas libres, y además se hará por cada día de operación de la máquina fiscal, el resumen diario de facturas emitidas por este medio. Todas estas operaciones se registrarán en una secuencia cronológica.
No hay un formato único de libros especiales del IVA. Por lo que cada contribuyente podrá desarrollar sus modelos, pero siempre atendiendo a las normas que al respecto dispone el Reglamento de la Ley que rige al tributo.
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