Si asesoras, asistes o eres representante o gerente de una empresa que usa Máquina Fiscal como medio para emisión de facturas fiscales atendiendo a la Providencia Administrativa SNAT/2011/0071 dictada por el SENIAT, debes tener en cuenta dentro de tu lista de verificación de cumplimiento de obligaciones legales, una serie de requerimientos que se disponen en dicha norma.
Quienes usan máquinas fiscales como medio para emitir facturas deben cumplir las siguientes obligaciones:
1. Informar al distribuidor o al centro de servicio técnico autorizado, la desincorporación de cualquier Máquina Fiscal, sea por desuso, sustitución, agotamiento de las memorias o cualquier otra circunstancia que justifique su inutilización. Dicha notificación debe ser por un medio comprobable por la Administración Tributaria.
2. Contratar exclusivamente los servicios de reparación o mantenimiento con fabricantes o sus representantes, o con los centros de servicio técnico autorizados por éstos. Para ello el contribuyente usuario debe consultar el Portal Fiscal del SENIAT donde se indican aquellos agentes que tienen autorización para cumplir las labores de servicio técnico a las máquinas fiscales.
3. Conservar en el local y en buen estado el Libro de Control de Reparación y Mantenimiento. Este libro debe ser aportado por el agente que comercializa la máquina fiscal y debe estar de forma permanente en el lugar donde esté operando la máquina fiscal.
4. Modificar las alícuotas impositivas cuando se produzcan reformas legales de las mismas, siguiendo las instrucciones establecidas en el Manual del Usuario. Cuando se modifican las alícuotas impositivas, basados en la reforma de la norma legal o por disposición del Ejecutivo Nacional en los términos previstos en el COT, estas deben ser modificadas en las máquinas fiscales a efectos de aplicar las mismas sobre las operaciones gravadas.
5. Emitir el Reporte Global Diario o Reporte "Z “de las Máquinas Fiscales utilizadas, por cada día de operación. Este es un requisito muy importante, ya que es el reporte "Z" el que servirá de sustento al registro global de las operaciones en el libro de ventas, atendiendo a lo dispuesto en el artículo 77 parágrafo Segundo del Reglamento de la Ley de IVA.
6. Tener en lugar visible, pantallas que muestren el precio de la venta o prestación de servicio, al momento de registrarlo.
7. Tener por modelo de Impresora Fiscal, como mínimo, un panel de control que facilite la obtención del Reporte de Memoria Fiscal de todas las Impresoras Fiscales que posee.
8. Conservar adecuadamente las unidades de memoria reemplazadas, de forma que posibilite la recuperación de los datos, por un plazo mínimo de cinco años, contados a partir del primero de enero del año siguiente a aquel en el cual hubieren sido removidas.
9. Conservar en buen estado el Dispositivo de Seguridad y la Etiqueta Fiscal adheridas a la Máquina Fiscal.
10. Emitir los Reportes de Memoria Fiscal, a solicitud del Servicio Nacional Integrado de Administración Aduanera y Tributaria (SENIAT).
11. Guardar en orden cronológico y en buen estado los Rollos de Auditoría por un período de dos años continuos, contado a partir de la fecha de la última operación registrada en los rollos. Recordemos que luego de la entrada en vigencia de la PA 0141 en noviembre de 2018, se establece que las máquinas fiscales ya no generarán el rollo de auditoría por cuanto las mismas deben disponer ahora de una unidad de memoria de auditoría electrónica.
12. Informar a la Gerencia Regional de Tributos Internos del Servicio Nacional Integrado de Administración Aduanera y Tributaria (SENIAT), correspondiente a su domicilio fiscal o la que sea competente en virtud de su condición de sujeto pasivo especial, de la pérdida de Máquinas Fiscales, dentro de los dos días hábiles siguientes de producida, debiendo anexar copia de la denuncia policial o judicial o denuncias de siniestros. En la empresa debe definir claramente los procedimientos de notificación oportuna y responsabilidad de ello, en el caso de que se presente la circunstancia descrita en este numeral.
Repasa estas obligaciones y divulga las mismas entre el personal de la empresa a efectos de que den un cabal cumplimiento a las mismas y así evitar sanciones por su incumplimiento dentro de los procedimientos de verificación que realicen los representantes de la Administración Tributaria Nacional, que es la que tiene facultades exclusivas en esta materia.
Espero que esta información te sea útil y agregue valor a tu gestión profesional, y te invito a leer los más de 400 artículos que en materia tributaria hemos publicado en el Blog GERENCIA Y TRIBUTO para ti.
Gracias,, que buena informacion.
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