¿Por cuánto tiempo guardo mis soportes fiscales?

Dentro de los programas de revisión de cumplimiento de obligaciones tributarias que aplicamos en la labor de asesoría y consultoría en el campo tributario, uno de los puntos objeto de la auditoría lo constituye la verificación del resguardo y conservación de los soportes de las operaciones y de la contabilidad del cliente que es sujeto pasivo de obligaciones tributarias. 

El artículo 155 del Código Orgánico Tributario (COT) establece la obligación de los contribuyentes, responsables y terceros de conservar de forma ordenada y mientras el tributo no esté prescrito, los libros de comercio, los libros y registros especiales, los documentos y antecedentes de las operaciones o situaciones que constituyan o se vinculen a los hechos imponibles que dan origen a la obligación tributaria.

La razón de esta obligación tributaria está dada en el marco de las que se establecen en el instrumento normativo para facilitar los procedimientos de fiscalización e investigación que corresponde desarrollar a la autoridad fiscal.

El mismo Código Orgánico dispone en otros de sus artículos las sanciones que aplican a los que no atiendan dicha obligación.

El artículo 101 del COT nos indica que constituye ilícito formal “No conservar las copias de las facturas u otros documentos obligatorios, por el lapso establecido en las normas tributarias”.

El artículo 102 de dicha norma tributaria establece también como ilícito del mismo género (formal) el  “Destruir, alterar o no conservar las memorias de las máquinas fiscales contentivas del registro de las operaciones efectuadas”, así mismo “No conservar durante el plazo establecido por la normativa aplicable, los libros y registros, así como los sistemas, programas o soportes que contengan la contabilidad u operaciones efectuadas”.

Otro, el artículo 104 del COT califica como ilícitos formales relacionados con el cumplimiento del deber de permitir el control de la Administración Tributaria el “No mantener o conservar la documentación e información que soporta el cálculo de los precios de transferencia” y “No mantener en condiciones de operación los soportes magnéticos utilizados en las aplicaciones que incluyen datos vinculados con la tributación”.

¿Por cuánto tiempo?

Queda claro que el contribuyente, o el responsable de ser el caso, debe conservar los soportes documentales y contabilidad que se relacionan a las operaciones que constituyen de forma directa o indirecta los hechos imponibles que dan nacimiento a la obligación material de determinación del tributo.

Esto tiene la finalidad de facilitar la fiscalización e investigación que pueda realizar la Administración Tributaria. 

En lo que refiere al tiempo de conservación de tales soportes, el instrumento normativo tributario señala que ello debe extenderse por el lapso de prescripción tributaria. 

Es decir, debemos conservarlos mientras no haya prescrito la obligación tributaria y con ello la facultad que tiene la Administración Tributaria de realizar las labores de auditoría fiscal o verificación.

La excepción a esta regla solo se da en los casos de los "rollos de auditoría" que generan las antiguas máquinas fiscales que no tenían memoria de auditoría electrónica. 

Estos rollos de papel solo deben conservarse por el lapso de dos años en orden cronológico y en buen estado, contado a partir de la fecha de la última operación registrada en los ellos.

Antes de entrar a conocer el lapso en el cual opera la prescripción tributaria, debemos recordar también que el Código de Comercio Venezolano nos indica que los libros contables deben mantenerse por un lapso de 10 años.

Conservación, orden y asesoría

No basta con la simple conservación de documentos, estos deben mantener el debido orden que permita o facilite la labor de verificación y fiscalización que corresponda realizar a la Administración Tributaria.

Esto es, que deben mantenerse las guías, procedimientos o sistemas que permiten el acceso o ubicación de la información y documentos. De nada sirven cajas arrumadas en un depósito, si estas no mantienen el debido orden que facilite su acceso y consulta.

La adopción en la norma tributaria de medios electrónicos de soporte, copia y resguardo de información documental no se ha desarrollado en el país, que durante la última década ha avanzado muy poco en esa materia.

Así mismo, es casi nada lo que se ha adelantado en temas relativos a la facturación electrónica que mucho puede ayudar a la reducción de recursos que se aplican a la generación y conservación de documentos fiscales. 

Sin embargo, en casos distintos a las facturas, notas de crédito y de débito donde la norma sigue exigiendo la generación del soporte “físico”, la generación de documentos en su formato electrónico, amparados en Ley de Mensajes de Datos y Firma Electrónica, puede significar una reducción importante del “papel” que supone el soporte de contratos, órdenes de compra y servicios, despachos y demás soportes de las operaciones de la empresa. 

La labor de los asesores y consultores...

Por otra parte, es recomendable que los profesionales que asisten, asesoran y orientan a los contribuyentes que son sus clientes, incluyan en sus programas de revisión o auditoría, la constatación del cumplimiento de las obligaciones relativas a la conservación de tales soportes documentales atendiendo a la norma vigente.

Es necesario que en el país se adopten los procedimientos y normas que nos acerquen a los avances que ya la región latinoamericana ha adoptado en materia de la facturación electrónica, que suponen sistemas de información que prescinden de la generación física de documentos fiscales.

En varios países ya se ha desechado el uso del soporte físico para la generación de facturas, así como también se ha prescindido de las máquinas fiscales que son estándares del pasado, nunca del futuro.

Esto supone no solo el desarrollo de la normativa jurídica que dé bases para tal cometido, sino a la adecuación tecnológica que facilite la digitalización de los procesos. 

¿Cuándo prescriben las obligaciones tributarias?

El artículo 55 del COT establece que prescriben a los seis (6) años los siguientes derechos y acciones relativos a:

1. La acción para verificar, fiscalizar y determinar la obligación tributaria con sus accesorios.

2. La acción para imponer sanciones tributarias, distintas a las penas restrictivas de la libertad.

3. La acción para exigir el pago de las deudas tributarias y de las sanciones pecuniarias firmes.

4. El derecho a la recuperación de impuestos y a la devolución de pagos indebidos.

En los casos previstos en los numerales 1 y 2 del artículo 55 del COT, el término de la prescripción será de diez (10) años cuando ocurra alguna de las circunstancias siguientes:

1. El sujeto pasivo no cumpla con la obligación de declarar el hecho imponible o de presentar las declaraciones que correspondan.

2. El sujeto pasivo no cumplan con la obligación de inscribirse en los registros de control que a los efectos establezca la Administración Tributaria.

3. La Administración Tributaria no haya podido conocer el hecho imponible, en los casos de verificación, fiscalización y determinación de oficio.

4. El sujeto pasivo haya extraído del país los bienes afectos al pago de la obligación tributaria o se trate de hechos imponibles vinculados a actos realizados o a bienes ubicados en el exterior.

5. El sujeto pasivo no lleve contabilidad o registros de las operaciones efectuadas, no los conserve durante el plazo establecido o lleve doble contabilidad o registros con distintos contenidos.

Así tenemos que de forma ordinaria el tiempo de conservación de los soportes documentales y contables es de 6 años. Pero ese lapso se extiende a 10 años en los supuestos antes indicados.

El cómputo del término de prescripción se contará atendiendo a lo dispuesto en el artículo 59 del COT, el cual señala que ello ocurre:

1. En el caso previsto en el numeral 1 del Artículo 55 de este Código, desde el 1° de enero del año calendario siguiente a aquél en que se produjo el hecho Imponible. Para los tributos cuya liquidación es periódica, se entenderá que el hecho imponible se produce al finalizar el periodo respectivo.

2. En el caso previsto en el numeral 2 del Artículo 55 de este Código, desde el 1° de enero del año calendario siguiente a aquél en que se cometió el ilícito sancionable.

3. En el caso previsto en el numeral 3 del Artículo 55 de este Código desde el 1° de enero del año calendario siguiente a aquél en que la deuda quedó definitivamente firme.

4. En el caso previsto en el numeral 4 del Artículo 55 de este Código, desde el 1° de enero del año calendario siguiente a aquél en que se verificó el hecho imponible que da derecho a la recuperación de impuesto, se realizó el pago indebido o se constituyó el saldo a favor, según corresponda.

Una vez iniciado el cómputo del lapso de prescripción, este se interrumpe (Vuelve a comenzar su computo), por cualquier acción administrativa, notificada al sujeto pasivo, conducente al reconocimiento, regularización, fiscalización y determinación, aseguramiento, comprobación, liquidación, recaudación y cobro del tributo por cada hecho imponible.

También se interrumpe la prescripción por cualquier acción administrativa, notificada al sujeto pasivo, derivada de un procedimiento de verificación, control aduanero o de la sustanciación y decisión de los recursos administrativos establecidos en este Código; o cualquier actuación del sujeto pasivo conducente al reconocimiento de la obligación tributaria o al pago o liquidación de la deuda.

La solicitud de prórroga u otras facilidades de pago también interrumpe la prescripción. Así como la comisión de nuevos ilícitos del mismo tipo.

Otra circunstancia que interrumpe la prescripción es la relativa a cualquier acto fehaciente del sujeto pasivo que pretenda ejercer el derecho de repetición o recuperación ante la Administración Tributaria, o por cualquier acto de esa Administración en que se reconozca la existencia del pago indebido, del saldo acreedor o de la recuperación de tributos.

La interrupción de la prescripción borra el tiempo que había transcurrido previamente. En razón de ello el lapso de la prescripción comenzará a computarse nuevamente al día siguiente de aquél en que se produjo la interrupción.

Suspensión de la prescripción

También puede darse la suspensión del cómputo del término de la prescripción, que no es lo mismo que la interrupción. La suspensión supone que se paraliza o detiene el cómputo del lapso de prescripción, de forma tal que el lapso transcurrido hasta ella, no de borra o desaparece. La suspensión del cómputo del lapso de la prescripción es equivalente a la paralización del mismo, y se continúa contando una vez que dicha suspensión cesa.

Ocurre suspensión del lapso de prescripción por la interposición de peticiones o recursos administrativos o judiciales, hasta sesenta (60) días después de que se adopte decisión definitiva, en forma expresa, sobre los mismos.

En el caso de la interposición de recursos judiciales, la paralización del procedimiento en los casos previstos en los artículos 66, 69, 71 y 144 del Código de Procedimiento Civil hará cesar la suspensión, en cuyo caso continuará el curso de la prescripción. Si el proceso se reanuda antes de cumplirse la prescripción, ésta se suspende de nuevo, al igual que si cualquiera de las partes pide la continuación de la causa, lo cual es aplicable a las siguientes paralizaciones del proceso que puedan ocurrir.

También se suspenderá el curso de la prescripción de la acción para exigir el pago de las deudas tributarias liquidadas y de las sanciones impuestas mediante acto definitivamente firme, en los supuestos de falta de comunicación del cambio de domicilio. 

Esta suspensión surtirá efecto desde la fecha en que se deje constancia de la inexistencia o modificación del domicilio informado a la Administración Tributaria. La suspensión de la prescripción se prolongará hasta la actualización del nuevo domicilio por parte del sujeto pasivo.

Señala el artículo 65 del COT que el sujeto pasivo podrá renunciar en cualquier momento a la prescripción consumada, entendiéndose efectuada la renuncia cuando efectúa el pago total o parcial. 

Como lo indicamos siempre a nuestros clientes en las labores de consultoría y asesoría que realizamos en Gerencia y Tributos Consultores, es responsabilidad de la gerencia de la empresa desarrollar y hacer cumplir los procedimientos de archivo, conservación y custodia de los soportes documentales y contables que se vinculan con las operaciones de la empresa.

Camilo London

Gerencia y Tributos