¿Con qué se come eso del Domicilio Fiscal Electrónico?

Autor: 

Camilo London

Gerencia y Tributos

El Código Orgánico Tributario (COT) de 2001 estableció la figura del domicilio fiscal electrónico, como un medio para dotar de mayor modernidad y agilidad a la interacción entre la Administración Tributaria y los Contribuyentes. 

La inclusión del domicilio fiscal electrónico en el instrumento normativo buscó dar piso jurídico al avance tecnológico que supone el paradigma del INFOGOBIERNO en el país. Esto atendiendo a la tendencia que involucra el uso de las tecnologías de la información para mejorar la forma como se comunican las Administraciones Públicas con los ciudadanos.

Específicamente el artículo 34 del COT vigente establece respecto a este tema lo siguiente: 

La Administración Tributaria podrá establecer un domicilio fiscal electrónico obligatorio para la notificación de comunicaciones o actos administrativos, que requiera hacerle a los sujetos pasivos. Dicho domicilio electrónico tendrá preferencia respecto de los previstos en los artículos 31, 32 y 33 de este Código.

El buzón fiscal electrónico es un medio que busca que la Administración pueda realizar las notificaciones de actos administrativos o comunicaciones de efectos particulares, de forma ágil y sin incurrir en los elevados costos de ubicación de direcciones y traslado del funcionario al domicilio del contribuyente, así como lograr el ahorro de papel e impresiones de documentos que sirven de medios a la información contenida en las actuaciones oficiales. Lo cual por cierto, también tiene un significativo impacto en la reducción de la huella de carbono del proceso administrativo.

Pero aunque la base jurídica del Domicilio Fiscal o buzón Electrónico está dispuesta en el instrumento marco del desarrollo normativo del sistema tributario nacional, es poco o casi nada lo que se ha avanzado desde el año 2001 en esta materia para implementarlo. 

La notificación en el procedimiento administrativo...

En muy importante que tengamos claridad sobre el procedimiento de notificación, sus formas y maneras, y su relevancia en el ámbito administrativo tributario.

Señala en artículo 171 que la notificación es un requisito necesario para la eficacia de los actos emanados de la Administración Tributaria, cuando éstos producen efectos individuales. Es decir, sin notificación del acto administrativo al contribuyente, el mismo no tendría eficacia y por ende no causaría efectos para el ciudadano a quién estuviere destinado.

Sin notificación válida no hay paraíso..

¿Con cucharilla o tenedor?

Es una expresión coloquial la interrogante ¿Con qué o cómo se come algo? para referirnos a la forma como se instrumentan procedimientos o formas. En esta caso hablamos de la notificación por medios digitales en el denominado domicilio electrónico

Respecto a las notificaciones de actos administrativos es común ver que erróneamente algunos funcionarios asumen el simple envío de un correo electrónico a una dirección que se atribuye al contribuyente, como si se tratase de una notificación al domicilio fiscal electrónico de este. Nada más apartado de la realidad y lo explicamos a continuación con otra interrogante.

¿Cuál es el problema con el correo enviado al contribuyente a la dirección que este ha aportado a la Administración Tributaria, incluso autorizando el envío por esa vía, de comunicaciones y hasta actos administrativos? 

La respuesta está dada en lo señalado en los artículos 135 y 172 del COT.

El primero de estos artículos señala que: 

La Administración Tributaria podrá utilizar medios electrónicos o magnéticos para recibir, notificar e intercambiar documentos, declaraciones, pagos o actos administrativos y en general cualquier información. A tal efecto, se tendrá como válida en los procesos administrativos, contenciosos o ejecutivos, la certificación que de tales documentos, declaraciones, pagos o actos administrativos, realice la Administración Tributaria, siempre que demuestre que la recepción, notificación o intercambio de los mismos se ha efectuado a través de medios electrónicos o magnéticos.

Por otra parte el artículo 172 del COT en su numeral 3 señala que:

Las notificaciones se practicarán, sin orden de prelación, en alguna de estas formas: 

3. Por correspondencia postal efectuada mediante correo público o privado, por sistemas de comunicación telegráficos o electrónicos, siempre que se deje constancia en el expediente de su recepción

Notarán que el elemento común en ambos casos es que se debe tener constancia de la recepción de la notificación del acto administrativo o comunicación remitida al contribuyente por medios electrónicos.

Y ahora surge entonces otra pregunta que se hace necesario responder para seguir adelante en este planteamiento: 

¿Cómo se puede tener constancia de la recepción de un correo electrónico por parte del contribuyente o su representante? 

La respuesta a este último problema tiene solución en el ámbito de la informática, pero no es ni barata, ni fácil demostrar en todos los casos. Siendo necesario conocer la fecha cierta de la notificación.

Por lo que al usar el envío de correos electrónicos a direcciones no controladas por el emisor, el contribuyente bien podría, ni darse por enterado de dicha recepción, y menos dejar evidencia de la misma. Apartando el hecho de que una dirección de correo electrónico no funge como un domicilio electrónico sin la debida regulación normativa. que todavía no se ha dictado. 

Pero en el caso que planteamos, vale decir entonces, que hasta tanto dicha recepción de demuestre, no podrá entenderse realizada la notificación de forma válida.

Mejor usamos tenedor...

La solución al problema planteado es la creación de una especie de apartado postal electrónico o buzón fiscal.

Sí, tal como lo han leído, la solución puede estar en la simple aplicación de un procedimiento ya exitoso en el ámbito off line, como son los buzones de correspondencia física, en la cual el contribuyente recibe las cartas que le son remitidas.  

Muchas de las Administraciones Tributarias a nivel nacional, como ocurre en Venezuela con el SENIAT, o el FONACIT, el IVSS, el INCES, el FONDEPORTE y el FONA, cuentan con modernas herramientas Web para facilitar el registro, declaraciones y muchos trámites de los contribuyentes. De igual forma muchos municipios cuentas con plataformas de este tipo para facilitar declaraciones y pagos de obligaciones tributarias.

Contando ya con las plataformas tecnológicas con desarrollos Web, la creación de un sencillo buzón electrónico, permitiría atribuir a este el carácter de Domicilio Fiscal Electrónico y allí alojar o remitir documentos en formato electrónico contentivos de los actos administrativos o comunicaciones que requiera la Administración notificar al contribuyente. 

La comprobación de recepción de documentos en el buzón fiscal es de fácil manejo, por cuanto hay protocolos de seguridad y reporte que permiten de forma cierta conocer y probar la oportunidad en la cual el documento electrónico ingresó a dicho buzón y está a disposición del usuario o contribuyente. 

Además, la Administración podría por medio de correo electrónico, notificar al contribuyente que ha sido entregado en su buzón fiscal electrónico un documento. Pero este correo no reputaría como el domicilio fiscal, sino meramente como una facilidad de información entre la Administración y el Administrado, a efectos de que éste último tenga un recordatorio o aviso de que ha sido notificado en su buzón electrónico fiscal.

Es importante destacar que el artículo 174 del COT establece que cuando la notificación se practique en el domicilio fiscal electrónico, la misma surtirá efecto al quinto día hábil siguientes de verificadas. La verificación se daría en el momento o día en que se ingresa el documento electrónico al buzón fiscal del contribuyente, al que tendría acceso en el ambiente dispuesto para sus trámites mediante el Portal Fiscal.

El lapso adicional de 5 días que se establece en el artículo 174 del COT permite que en una rutina del contribuyente consistente en consultar el buzón al menos una vez a la semana, le permitirá contar siempre como mínimo con el lapso ordinario para ejercer los recursos que corresponda, o atender el requerimiento que le sea formulado. 

Mejoras en la gestión de la Administración Tributaria...

Los encargados de gerenciar las Administraciones Tributarias podrán ver que esta sencilla solución les permite adoptar el domicilio fiscal electrónico de forma eficaz y sin afectar el derecho del contribuyente.

La notificación electrónica por medio del buzón electrónico fiscal permitiría a las Administraciones Tributarias evitar la acumulación de actos administrativos que en cuello de botella están represados en alguna oficina pública a la espera de que se autorice el viático o se tenga la disponibilidad del vehículo para trasladar al funcionario que debe notificarlas.

Para su instrumentación por parte de las Administraciones Tributarias, nuestro equipo de especialistas en materia de desarrollo de normas jurídicas ha trabajado en el modelos a partir de las cuales dictar con efectos generales los instrumentos jurídicos para la adopción del domicilio fiscal electrónico bajo la modalidad del buzón fiscal. Así mismo, acompañar el diseño conceptual para dicha adopción.

Lo cierto es que el ahorro para las administraciones tributarias con la adopción del buzón fiscal electrónico, así como la mejora de la interacción con el ciudadano, redundará en una mayor calidad del servicio.