¿Qué hacer si el Portal Fiscal del SENIAT presenta fallas para procesar declaraciones?

En muchas oportunidades, la falla de acceso al Portal Fiscal, o los errores en el procesamiento de las declaraciones es temporal y de apenas unas horas. 

Se recomienda a los contribuyentes que padezcan las limitaciones del procesamiento de declaraciones por fallas en el Portal Fiscal del SENIAT, que se dirijan a la oficina de la Administración Tributaria de la jurisdicción de su domicilio, para exponer las dificultades o imposibilidad de realizar el trámite de declaración electrónica.

Pero en este post compartimos un modelo de la comunicación a ser dirigida al SENIAT en los casos en los que el fallo del sistema de procesamiento de declaraciones es persistente. Y también planteamos una alternativa que se podría explorar para informar a la Administración Tributaria por medio electrónico, del problema que se presente con el sistema de su Web, con un modelo para este tipo de comunicaciones, con el sustento jurídico de este procedimiento.

Medios electrónicos para comunicarnos con la Administración Pública

El artículo 9 de la LOAP (Ley Orgánica dela Administración Pública) señala que:

"Las funcionarias y funcionarios de la Administración Pública tienen la obligación de recibir y atender, sin excepción, las peticiones o solicitudes que les formulen las personas, por cualquier medio escrito, oral, telefónico, electrónico o informático; así como de responder oportuna y adecuadamente tales solicitudes, independientemente del derecho que tienen las personas de ejercer los recursos administrativos o judiciales correspondientes, de conformidad con la ley."

Expone el artículo de la LOAP que "En caso de que una funcionaria o funcionario público se abstenga de recibir las peticiones o solicitudes de las personas, o no de adecuada y oportuna respuesta a las mismas, serán sancionados de conformidad con la ley."

Por otra parte la Ley de INFOGOBIERNO en su artículo 8 establece que:

"En las relaciones con el Poder Público y el Poder Popular, las personas tienen derecho a:

1. Dirigir peticiones de cualquier tipo haciendo uso de las tecnologías de información, quedando el Poder Público y el Poder Popular obligados a responder y resolver las mismas de igual forma que si se hubiesen realizado por los medios tradicionales, en los términos establecidos en la Constitución de la República y la Ley."

Señala además el artículo 80 de la Ley de INFOGOBIERNO que: "Todas aquellas personas que ejerzan una función pública, incurren en responsabilidad civil, penal y administrativa por las infracciones cometidas a la presente Ley"

Lo antes visto desmiente el mito relativo al supuesto de que las comunicaciones a dirigir a la Administración Tributaria, deban ser exclusivamente por medio físico o "tradicional".  Ya que como se indica expresamente en la LOAP, estas pueden realizarse también por medio electrónico o informático.

Sí, es recomendable que en el caso de que el problema sea persistente durante un tiempo prolongado, usted compile los correos enviados y dirija comunicación física al SENIAT. Esto es por cuanto lamentablemente es posible que su pedimento por la vía electrónica no sea atendido de forma diligente por la Administración, o incluso, el servidor no de recepción al correo.

En todo caso, el correo enviado a la dirección facilitada a la Administración, demostrará siempre la diligencia del contribuyente en buscar solución al problema.

Antes había una regulación normativa expresa, pero ahora no...

El artículo 17 de la PA SNAT/2005/0056 del año 2005 y luego la PA SNAT/2013/0030 del año 2013, (Ya derogadas), establecían ambas un procedimiento excepcional en los casos en que el sistema de procesamiento de las retenciones de IVA evidenciase fallas o errores que impidiesen el cumplimiento por parte del contribuyente.

El procedimiento exigía que el contribuyente se presentase en las oficinas de la Administración Tributaria y allí se procedía a realizar el trámite de declaración con asistencia de los funcionarios.

El procedimiento que se previó para el caso de las declaraciones del IVA, fue aplicado por analogía por los contribuyentes a los demás supuestos en que se presentasen problemas con el Portal Fiscal. 

Es decir, ante la falla del sistema de procesamiento de cualquier tipo de declaración, la acción era correr al SENIAT a dar aviso del problema y pedir el auxilio de los funcionarios.

El artículo 17 de la PA 0030 fue derogado una vez en que entra en vigencia la PA SNAT/2015/0049 del año 2015. 

No hay actualmente en la normativa que regula la obligación formal de presentar declaraciones de impuesto por vía electrónica, ni en los instructivos publicados por el SENIAT a tales efectos, ningún procedimiento específico para que el contribuyente enfrente el problema de imposibilidad de uso del Portal Fiscal, sea por limitaciones generales en el sistema o por errores que de forma particular se le presenten. 

Ante esta omisión en las normas que regulan los procedimientos de declaración electrónico, lo que ha imperado por costumbre es la acción de dirigirse a las oficinas del SENIAT para dar aviso de la falla. Esto mediante un escrito (físico) que corresponde a la manera formal tradicional para dejar constancia de una situación que compromete al contribuyente y lo expone a la aplicación de sanciones por el incumplimiento.

Pero como se indicó antes, esto podría hacerse con la misma validez, por medios electrónicos, atendiendo a lo expresamente dispuesto en el artículo 9 de la LOAP.

El error de hecho excusable, caso fortuito y fuerza mayor...

Cuando un contribuyente no cumple en el lapso ordinario la obligación tributaria y ello constituye un ilícito, acarrea la imposición de una sanción, prevista e el Código Orgánico Tributario. 

Pero en el COT también se establece que no podrá ser sancionado el contribuyente cuando se configure la ocurrencia de un ERROR DE HECHO EXCUSABLE, o cuando ocurra un hecho fortuito o de fuerza mayor. Todos ellos tienen en común, causas extrañas no imputables al contribuyente. 

Así que cuando lo que haya impedido el cumplimiento de la obligación tributaria sea una causa no imputable al contribuyente, no podrá aplicarse sanción al mismo. Es lo que el artículo 85 del COT califica como eximente de responsabilidad.

Una falla en el Portal Fiscal que afecte la presentación de una declaración del contribuyente, es sin lugar a dudas una causa no imputable al contribuyente, sino atribuible a la propia Administración Tributaria, y ello exime de la aplicación de una sanción al contribuyente en caso de que no pueda atender el lapso normativo para declarar y/o pagar el tributo según corresponda.

El detalle sin embargo, es ¿Cómo demuestra el contribuyente que se presentó la falla que limitó o imposibilitó el cumplimiento de la obligación tributaria?

Si la falla es reconocida por la Administración Tributaria de forma pública, por ejemplo, a través de una declaración a medios de comunicación social de un funcionario de alto rango sobre la falla, o hay un AVISO OFICIAL del ente tributario; en esos casos esto constituye la prueba que requiere el contribuyente. Esto es lo NORMAL en un servicio enfocado en el contribuyente (Ciudadano) y sus derechos, PERO...

Pero no siempre, de hecho casi nunca, se ha dado un reconocimiento oportuno y de forma oficial de las fallas que puedan haberse dado para el procesamiento de declaraciones en el Portal Fiscal. Lo que nos deja en la imperiosa necesidad de que el contribuyente sea el que tenga que evidenciar o demostrar  ante la Administración Tributaria el problema que le limita al cumplimiento de su obligación tributaria declarativa.

Vale acotar que la circunstancia fuera del control del contribuyente, no necesariamente tiene que ser aquella que se atribuye a la Administración Tributaria, sino que puede también una causa que provenga de otra fuente o fuentes diversas, como fallas de electricidad o del sistema de Internet que provea al contribuyente.

Lo importante entonces, es que el contribuyente demuestre que ocurrió el hecho que fuera de su control, causa la imposibilidad de atender o cumplir la obligación tributaria, que en el caso que nos ocupa es la de declaración de impuesto. 

Así mismo, la jurisprudencia a señalado que el contribuyente en todo caso debe demostrar diligencia en la gestión para atender o reportar el problema que le impide cumplir oportunamente su obligación tributaria.

¿Qué hacer entonces?

Atendiendo a lo previsto en la LOAP (Ley Orgánica de la Administración Pública) y la posibilidad de que el contribuyente escoja la vía digital para comunicarse con la Administración tributaria, la ruta podría ser la siguiente:  

1. Realice una copia digital de la pantalla (Captura de pantalla) de su computador que deje evidencia del error, limitación o falla del sistema de procesamiento de la declaración. Cada caso es necesario documentarlo suficientemente. 
2. Redacte un correo electrónico que identifique a la empresa (Contribuyente), su RIF, su domicilio fiscal, así como al representante legal de la empresa, su cédula y su RIF. En GERENCIA Y TRIBUTOS creemos que es preferible que dicho correo se genere desde la cuenta del contribuyente (Institucional) o desde la del representante legal o convencional (Gerente o Administrador). Si no es así, identifique igualmente a estas personas mediante su nombre, apellido, cédula de identidad y cargo. En ese caso indique si usted actúa en calidad de empleado o asesor independiente del contribuyente, dejando registro de los datos personales de estos. (Más abajo te aportamos un modelo de ese escrito).
3. En el correo electrónico haga una descripción del error, limitación o falla del sistema de procesamiento de la declaración, sea ello porque no pudo acceder el Portal Fiscal, o al módulo específico de procesos tributarios, o de la declaración del tributo, o cualquier otra eventualidad. Esta descripción debe ser explícita, breve, pero suficiente para denotar el proceso que realiza y las limitaciones para el cumplimiento de las obligaciones del contribuyente. Indique de ser posible el día y la hora en que se presentó la falla. Anexe como archivo en el correo como adjunto, con la copia digital de la pantalla que se indica en el primer numeral. 
4. Envíe el correo electrónico a la dirección asistencia@seniat.gob.ve que ha sido dado por el propio SENIAT en su Portal Fiscal.
5. Conserve la copia de la constancia de envío de este correo electrónico. Este servirá para demostrar que ha cumplido con reportar la falla, que ha solicitado la solución del problema, que ha evidenciado el interés y diligencia en atender la solución o reportar el problema.  

Así mismo, cuando el problema es recurrente o persistente y por un intervalo de tiempo prolongado, creemos que es pertinente sugerir que el contribuyente haga una compilación de los correos electrónicos que remita a la Administración Tributaria por la vía antes indicada, y formule una participación formal (física) a la misma mediante escrito que sea elaborado atendiendo a los extremos establecidos en el artículo 49 de la Ley Orgánica de Procedimientos Administrativos. Si tiene dudas sobre este proceder acuda siempre al  asesor tributario.

EL FORMATO

El siguiente prototipo muestra la forma en la que se podría estructurar el correo electrónico al que nos referimos antes:

Recuerda, el correo se dirige a la dirección: asistencia@seniat.gob.ve

En el Asunto puedes indicar: "Reporte de imposibilidad de procesamiento de declaración contribuyente con RIF J-XXXXXXXXX"

En el texto del correo puedes indicar lo siguiente: 

Yo XXXXXXXXXXXXX, titular de la cédula de identidad Nro. XXXXXXXXXXXXX, representante de XXXXXXXXXXXXXXXXXX, con RIF XXXXXXXXXXXXXXXXX; informo por medio del presente medio electrónico que la contribuyente no ha podido procesar la declaración del (los) tributo(s) XXXXXXXXXXX del período impositivo o fiscal XXXXXXXXXX,  (XXXXXXXXXXX del período impositivo o fiscal XXXXXXXXXX), (XXXXXXXXXXX del período impositivo o fiscal XXXXXXXXXX), por fallas que se muestran en el Portal Fiscal de la entidad con dirección "http://www.seniat.gob.ve/portal/page/portal/PORTAL_SENIAT".

Se adjunta muestra de los mensajes de error o evidencia de la falla que imposibilita el cumplimiento de la obligación fiscal y se solicita respetuosamente que se atienda dicho problema y se dé habilitación para realizar el procesamiento en referencia. 

Esta comunicación se dirige atendiendo a lo indicado por la Administración Tributaria en el PORTAL FISCAL, y conforme la dirección de correo que nos ha sido allí suministrada por dicha Administración, identificada como "asistencia@seniat.gob.ve" y atendiendo a lo dispuesto en el artículo 9 de la Ley Orgánica de la Administración Pública del Estado que señala que: 

"Las funcionarias y funcionarios de la Administración Pública tienen la obligación de recibir y atender, sin excepción, las peticiones o solicitudes que les formulen las personas, por cualquier medio escrito, oral, telefónico, electrónico o informático; así como de responder oportuna y adecuadamente tales solicitudes, independientemente del derecho que tienen las personas de ejercer los recursos administrativos o judiciales correspondientes, de conformidad con la ley."

Así mismo en ejercicio del derecho contemplado en el artículo 8 de la Ley de INFOGOBIERNO que dispone que: 

"En las relaciones con el Poder Público y el Poder Popular, las personas tienen derecho a:

1. Dirigir peticiones de cualquier tipo haciendo uso de las tecnologías de información, quedando el Poder Público y el Poder Popular obligados a responder y resolver las mismas de igual forma que si se hubiesen realizado por los medios tradicionales, en los términos establecidos en la Constitución de la República y la Ley."

Representante: XXXXXXXXXXXXX

Dice el PORTAL FISCAL...

En la pantalla generada por el Portal Web de SENIAT se observa la comunicación en la cual se indica que "con la finalidad de solventar dudas e inconvenientes en el cumplimiento de sus obligaciones tributarias" para lo cual pone a disposición tres direcciones de correo electrónico, para diferentes finalidades, una de ellas relativas a los trámites en el Portal Web del ente fiscal.

Si un funcionario u otra persona le dice que no es suficiente la comunicación por medio electrónico, para dejar constancia del requerimiento de solución al problema en el Portal Fiscal, o que es un medio no válido para reportar el error del sistema del Portal Fiscal, dele copia del artículo 9 de la LOAP y de complemento el Link de este artículo. 

Pero siempre está la posibilidad de que el contribuyente, dirija una comunicación por medio físico a la Administración Tributaria. La decisión es del contribuyente y sus asesores.

Esperamos que la información que compartimos acá sea de interés para ti. Y recuerda que lo que acá tratamos y planteamos no es asesoría, sino la expresión de una opinión que no tiene por objeto asesorar ni ser la decisión del usuario. Por lo que lo que decidas hacer, deben implementarlo con la debida asesoría profesional que corresponda y a misma no es nuestra responsabilidad, sino de quién asuma la decisión.

En esta materia, siempre busca la asesoría profesional que dé a tu gestión profesional, el mayor valor.