¿Emprendiendo? Estos son los medios de facturación establecidos por el SENIAT

Entre los muchos recaudos y trámites que debe tener o realizar un emprendedor que inicia su actividad empresarial de manera formal, quizás el más relevante tenga que ver con la forma a través de la cual dejará constancia de sus operaciones comerciales o profesionales, sean estas por ventas de bienes o por prestaciones de servicios.

El documento exigido en la mayor parte de los casos es la “factura”, término que la normativa tributaria en Venezuela atribuye a un medio para dejar constancia obligatoria de la realización de una actividad comercial, empresarial o profesional, según sea el caso.

Tanto la Ley de Impuesto sobre la Renta como la Ley de Impuesto al Valor Agregado exigen que se emita factura por las ventas o prestaciones de servicios.

Además de las facturas, tienen regulación en la normativa tributaria, la emisión de notas de crédito, notas de débito y las guías de despacho u órdenes de entrega. Curiosamente, la Administración Tributaria no incluyó a los recibos de pago dentro de los documentos regulados a efectos impositivos.

La norma vigente en materia de regulación de facturas y otros documentos fiscales es la Providencia Administrativa Nro. 0071 dictada por el SENIAT, publicada en la Gaceta Oficial Nro. 39.795 del 08 de noviembre de 2011. En esta se establecen tres medios de emisión de facturas: 

(1) Formatos elaborados por imprentas autorizadas.

(2) Formas libres elaboradas por imprentas autorizadas.

(3) Máquinas Fiscales. 

Ahora bien, hay sujetos en particular a los cuales el artículo 8 de la Providencia Administrativa del SENIAT les obliga  a usar exclusivamente Máquinas Fiscales, estos no podrán usar FORMAS LIBRES, y solo pueden emplear los FORMATOS de forma excepcional cuando: 

(1) la máquina fiscal tenga limitaciones de funcionamiento, 

(2) no sea capaz de imprimir el nombre o razón social y el número de Registro Único de Información Fiscal (RIF) del adquirente o receptor de los bienes o servicios, cuando las operaciones se realicen entre contribuyentes ordinarios del impuesto al valor agregado o cuando las operaciones se realicen por sujetos que no califiquen como contribuyentes ordinarios del impuesto al valor agregado y se requiera el documento como prueba del desembolso, conforme a lo previsto en la Ley de Impuesto sobre la Renta, 

(3) La Máquina Fiscal no pueda emitir notas de débito y notas de crédito, 

(4) El usuario realice operaciones por cuenta de terceros, 

(5) El usuario realice operaciones de exportación, 

(6) El usuario realice operaciones de ventas fuera del establecimiento a través de ruteros, vendedores a domicilio, representantes y otros similares a los aquí señalados y 

(7) El usuario realice operaciones en donde deba emitir más de una copia de la factura, por exigencia de normas legales o reglamentarias, así como por solicitud de los órganos y entes públicos.

Solo los sujetos pasivos que no estén obligados al uso exclusivo de máquinas fiscales, podrán utilizar simultáneamente más de un medio de emisión de facturas y otros documentos, siendo de su libre selección el medio con el cual las emitirán.

Omitir la emisión de facturas o  hacerlo a través de medios distintos a los previstos en la norma, acarrea severas sanciones que incluyen no solo las pecuniarias definidas en razón del Tipo de Cambio de Mayor Valor que da como referencia el BCV, sino que también conlleva la clausura temporal del establecimiento del contribuyente.

Por otra parte, adoptar un medio de facturación como el de la máquina fiscal, sin estar obligado a ello, podrían hacer incurrir en gastos innecesarios al contribuyente.

El costo de la factura es uno relevante para cualquier empresa que se inicia, sea por medio de formatos, formas libres o máquina fiscal. Y este costo debe ser previsto por el empresario al momento de realizar el análisis económico de su proyecto.

En Venezuela se ha planteado la posibilidad de adoptar la factura electrónica, pero esto apenas está como una propuesta general, sin que se haya adelantado lo necesario para la adopción de este medio que ya tiene positivas experiencias en otros países.

Uno de los aspectos que más preocupa a las empresas y personas que califican como contribuyentes del ISLR o del IVA, es la generación de las copias de facturas. 

Esto con el tiempo y dependiendo del volumen de ventas, podría llegar a ser un problema de almacenamiento y los costos asociados a ello, toda vez que dichas copias en el caso de formas libres y formatos, deben ser conservadas como mínimo de 6 a 10 años. 

La máquinas fiscales a partir de la reforma que se dio a la normativa que regula su funcionamiento y características técnicas, ya no generan los "rollos de auditoría" de papel, sino que sus operaciones quedan respaldadas solo en formato electrónico en las "memorias de auditoría".

Hay casos muy particulares en los que se puede optar por la facturación sin generación de copias, pero para ello debe atenderse, no solo aspectos de tipo técnico exigidos por el SENIAT, sino que está restringido solo a pocas actividades económicas y cuando el volumen de facturación es alto.

Los nuevos emprendimientos empresariales antes de hacer una inversión en medios de facturación, es recomendable que hagan una revisión cuidadosa de las diferentes alternativas que tienen en el mercado, y de los condicionamientos normativos que aplican a la emisión de facturas y otros documentos fiscales, haciendo la debida planificación y asistirse oportunamente con especialistas que les puedan asesorar y orientar respecto a los medios de facturación fiscal.

Camilo London 

Gerencia y Tributos 

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