Esto debe contener la factura que se emite "por cuenta de un tercero"

 

En el artículo 32 la Providencia Administrativa SNAT/2011/0071 emitida por el SENIAT en el año 2011, se establecen los requisitos que deben cumplirse cuando un contribuyente de algún tributos bajo el control de esta Administración Tributaria, utilice medios propios para la emisión de facturas por cuenta de terceros.

¿Qué significa utilizar medios propios para emitir facturas de terceros?

Esto se da cuando una persona, natural o jurídica, utiliza sus propios formatos o formas libres elaborados por imprentas autorizadas por el SENIAT; para emitir facturas por cuenta de otra persona distinta, que es al que denominamos como el tercero.

En la norma se establece, que esta modalidad incluye, por ejemplo, el caso en que se realicen operaciones de ventas o prestaciones de servicios por cuenta de éstos. Lo que ya está regulado en el artículo 10 de la Ley de IVA y 4 del Reglamento. Es decir, que se vendan o presten servicios por cuenta de terceros. 

Pero no es el único caso y de forma general en el artículo 32 de la PA 0071 se regula toda utilización de medios propios para emitir la factura de otro contribuyente. 

Se trata de una factura que se emite por la venta o prestación de servicio que, no es del que provee o facilita la forma libre o el formato elaborado por la imprenta autorizada por el SENIAT; sino de quién sea identificado en el documento como contribuyente.

Solo en formatos y formas libres

Solo se puede aplicar esta modalidad sobre formatos o también pueden ser emitidas en formas libres, elaboradas por imprentas autorizadas, ya que estas no pueden ser emitidas a través de máquinas fiscales. 

El contribuyente propietario y emisor del documento, no es el vendedor o el prestador de servicios

Precisamente, se trata de que el vendedor o el prestador de servicio, utiliza un medio que no le es propio, para emitir la factura. 

Se trata del supuesto en el que un contribuyente manda a elaborar facturas a una imprenta autorizada, que en el caso de las formas libres, al menos la imprenta debe indicar el número de RIF del contribuyente y en el caso de los formatos es obligatorio que además en la factura fabricada por la imprenta, esta indique el nombre o razón social y el domicilio fiscal del contribuyente.

Luego el contribuyente propietario de dichas facturas, puede llegar a un acuerdo, contrato o mandato para utilizar sus documentos y plasmar en ellos las operaciones de ventas o prestaciones de servicios de un tercero, por cuenta del cual se emitirá la factura.

Datos del tercero que se deben indicar en la factura

En la factura que se emite en medios propios, por cuenta de un tercero, el emisor debe cumplir con todos los requisitos previstos en la PA 0071 y además, POR CADA sujeto a favor de quien emite la factura, señalar los siguientes datos:

1. Nombre o razón social y número de Registro Único de Información Fiscal (RIF)del tercero.

2. Descripción de la venta del bien o de la prestación del servicio, con indicación de la cantidad y monto. Si se trata de un bien o servicio exento, exonerado o no gravado con el impuesto al valor agregado, deberá aparecer al lado de la descripción o de su precio, el carácter E separado por un espacio en blanco y entre paréntesis según el siguiente formato: (E)

3. Especificación del monto total de la base imponible del impuesto al valor agregado, de ser el caso, discriminada según la alícuota, indicando el porcentaje aplicable, así como la especificación del monto total exento o exonerado.

4. Especificación del monto total del impuesto al valor agregado, discriminado según la alícuota indicando el porcentaje aplicable, de ser el caso.

5. Indicación del valor total de la venta de los bienes o de la prestación del servicio o de la suma de ambos, si corresponde.

6. En los casos de operaciones gravadas con el impuesto al valor agregado, cuya contraprestación haya sido expresada en moneda extranjera, equivalente a la cantidad correspondiente en moneda nacional, deberán constar ambas cantidades en la factura, con indicación del monto total y del tipo de cambio aplicable.

Aunque el artículo 32 de la PA 0071 no establece que se haga referencia al artículo 10 de la Ley de IVA; el artículo 4 del Reglamento exige que en las facturas que documenten operaciones de terceros, estas deben indicar que se emiten de conformidad con dicho artículo de la Ley.

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Se debe emitir y entregar copia certificada, "de la copia de la factura", al tercero

El emisor deberá entregar a los sujetos a favor de quienes se emite la factura, a más tardar dentro de los cinco días del mes siguiente a aquel en que se emite la factura, una copia certificada de la copia de la factura. Una labor bastante costosa que requiere además de una logística bien articulada entre el intermediario y el mandante.

La norma estipula que el Servicio Nacional Integrado de Administración Aduanera y Tributaria (SENIAT), mediante Providencia Administrativa, podrá establecer el cumplimiento de determinados deberes y formalidades para la emisión de las referidas certificaciones. Pero el SENIAT no ha dictado dicho normativa.

Sobre la manera como debe gestionarse el registro de esta factura en el libro de Ventas, debes consultar lo indicado en el artículo 4 del Reglamento de la ley de IVA. Las operaciones del tercero se registran en el Libro de Ventas del emisor, pero en columnas separadas, ya que el Débito Fiscal que se muestra por la operación del tercero, no es del emisor, ni este lo declara.

El que recibe la factura...

El que recibe la factura, debe estar atento. Ya que el que se muestra en primer término como contribuyente, no necesariamente, es el que ha prestado el servicio o vendido el bien. 

Es una factura que es usada por un tercero distinto al emisor. Los datos del emisor y del tercero se muestran en la factura. Y esto tiene a confundir al receptor.

Estas facturas deben registrarse en el Libro de Compras por parte de quienes las reciben, tantas veces como prestadores de servicios o vendedores, se indique en la factura. El líneas separadas. Y por esta razón cada uno de ellos debe estar identificado en la factura, con lo requisitos que se establecen en el artículo 32 de la PA 0071.

Si la factura solo muestra a un tercero, sin que el emisor incluya en ella sus propias operaciones, el receptor deberá registrar los datos del tercero en su libro de ventas. Pero si hay más de un tercero en la factura, entonces, se deberá registrar cada operación por separado en diferentes líneas, siempre identificando el número de factura y su fecha, pero cambiará el proveedor y los importes monetarios que corresponda a cada uno de ellos.

En el caso de aplicar retención de impuestos, estos deben ser a los proveedores que se identifican en la factura. Por lo que hay que emitir un comprobante de retención a cada uno de ellos, por separado.

Otros aspectos a considerar...

En el caso de operaciones gravadas por el IVA, el emisor de la factura, es responsable solidario por el impuesto que se ha causado, en el caso de que el tercero no declare el débito fiscal. Aspecto que exige prever un régimen y garantía de responsabilidad. Tema para los que desarrollen el contrato. mandato o acuerdo que sustente la emisión de estas facturas.

Cuando asesoramos a clientes en esta materia, conformamos un equipo multidisciplinario que involucra al personal gerencial y administrativo de la empresa; así como al soporte técnico informático. Así mismo, el seguimiento y auditoría para constatar que los parámetros de implementación del modelo, son los pertinentes.

Para instrumentar un procedimiento de facturación por cuenta de terceros, es necesario hacerlo con el acompañamiento de los especialistas, con el conocimiento y experiencia en esta materia. Y así evitar errores que acarrearán sanciones. En esto, como el cualquier materia de especialidad tributaria, no se debe improvisar.

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