Emisión y envío por correo electrónico de los comprobantes de retención del IVA y del ISLR en formato digital

Hemos podido evidenciar casos en los cuales las Administraciones Tributarias,  (SENIAT y Alcaldías), objetan Comprobantes de Retención del IVA, del ISLR y del ISAE emitidos por agentes de retención que al momento de una fiscalización posterior, no confirman la emisión de estos documentos, por no haber sido enterados los importes retenidos al Tesoro Nacional o Municipal, donde incluso encontramos que algunos agentes de retención han dejado de operar o se encuentran inactivos al momento de la fiscalización.

El artículo 42 del COT señala que la retención del impuesto constituye un pago del contribuyente que es objeto de la retención, es decir, una vez practicada la retención, esta constituye un pago para la empresa o persona que funge como el sujeto retenido. Esto priva incluso en los casos en que el agente de retención no entere al Fisco el importe retenido al tercero, ya que su incumplimiento no puede ser atribuído al que ha sido objeto de la retención, debiendo en ese caso la Administración Tributaria ir tras el agente de retención, sin desconocer el crédito al sujeto retenido. 

Sin embargo, en estos casos surge el problema para el sujeto retenido de demostrar que en efecto fue objeto de la retención, disponiendo fundamentalmente del comprobante de retención emitido por el agente designado por la Ley para aplicar ese procedimiento, carente muchas veces de elementos que permitan vincularlo con el emisor del mismo. 

El problema es tal, cuando el agente de retención no es localizado ni por el sujeto retenido, ni por la Administración Tributaria, ya que entonces no podrá ratificar o confirmar que el documento comprobante de retención ha sido emitido por él. En estos casos resulta un mejor soporte para el sujeto retenido, haber recibido, no un papel, sino un comprobante electrónico emitido conforme las disposiciones de la Ley sobre Mensajes de Datos y Firmas Electrónicas como medio para hacer valer lo dispuesto en el artículo 42 del COT.

Otro elemento relevante es la generación de importantes cantidades de “papel” tanto para el emisor como para el receptor de comprobantes de  retención, con el costo asociado de su almacenamiento por el lapso de prescripción del tributo, que puede incluso superar en algunos casos los 6 años. Por otra parte está lo costoso de una gestión de entrega de dichos comprobantes, sin que se pueda garantizar el cumplimiento del perentorio lapso de entrega que establece la normativa, que de ser incumplido acarrea sanciones a los agentes de retención.

En los casos en los que los contribuyentes del IVA adoptan la modalidad de envío por medios electrónicos del comprobante de retención, se logra el ahorro de tiempo, y de “papel” para la entrega oportuna de los éstos a los proveedores objeto de la retención, pero encontramos que muchos omiten las consideraciones necesarias para que estos comprobantes tengan la validez del documento escrito, en cumplimiento de la Ley sobre Mensajes de Datos y Firmas Electrónicas.

Y recuerda que sobre el tema de la aplicación de los procedimientos de notificaciones por medios electrónicos, con mucho gusto podemos asesorarte.